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档案管理制度应包含什么?

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解决时间 2021-11-25 13:23
档案管理制度应包含什么?
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档案管理制度为了建立健全公司的档案工作,加强对公司档案的科学管理,有效地保护和利用档案。
一. 公司的档案范围1. 企业行政文书档案。包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;
、规划和
;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;
、人事档案等。2. 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案等。3. 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。4.
档案。包括
档案、会计帐簿档案、
档案等。5. 企业业务档案。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据等。6. 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。
二、公司档案管理体制1. 公司档案管理机构:行政部统一管理公司各类档案(
除外)。2. 公司指定专人分管公司档案工作,保管人必须维护档案的完整与安全,并接受必要的培训。三、立卷归档制度1.档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交各档案室集中保存。2.归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、贸易单据,以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3.归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档:3.1.按年形成的文件,第二年上半年归档。3.2.凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。3.3.凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。3.4.工程项目,科研课题,鉴定,
后,三个月内归档。4.归档要求4.1.材料完整齐全。4.2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4.3.立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复等统一立卷,不得分散。4.4.在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后秩序,按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。4.5.由档案部门对业务部门加以指导,协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。5.部门归档要求5.1.编制立卷项目,将办理完毕的文件按有关条款归入卷内,便于次年立卷。5.2.文件按时间顺序排列,最近的在最上面。5.3.一个客户一个立卷,一个档案盒。5.4.贸易档案与往来函件分开放,贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。5.5.定时交档案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交两次,次年上半年和下半年各一次。6.档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日,作进一步的整理和局部调整等。7.记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下,须用A4纸。四、档案管理工作1.档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。2.档案保管:
专用文件库保存档案。3.档案的鉴定:从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。4.档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。五、档案利用工作1.凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案
,经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案的名称、
、借阅方式、数量、期限。2.档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。3.档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。4.依据国家统计和有关法律法规,做好企业档案
全部回答
档案管理无非包括档案管理对象,即那些档案纳入管理范围之内。其次就是档案管理的责任主体,比如谁收集、汇总、保管、销毁等。再者是档案的使用权限,比如谁能看哪些范围的档案,需要经过谁的审批或授权等。另外就是对违反规定的处罚。
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