浅谈如何使部门的 管理水平得到提高

浅谈如何使部门的 管理水平得到提高

中图分类号：C93-0 文献标识码：A 文章编号：1673-0992（2010）08-141-02
摘要：部门内部管理水平的提高对公司管理水平的提高有着举足轻重的作用，随着公司“三项制度改革”的全面实施，尤其是对部门全面下放责、权、利，部门加强内部管理的要求既十分紧迫，也面临很好的时机。本文从部门内部管理的一个方面入手谈了自己的看法，希望能起到抛砖引玉的作用。
关键词：任务控制；内部管理；企业管理引言任务控制是以任务完成为核心，确保任务计划和组织目标实现的一种控制方法。除任务控制以外，控制的方法还有财务控制法、人员行为控制法、综合控制法等。从公司的实际出发，任务控制是符合公司实际情况、宜于为各个部门采用、能较快取得突破的一种管理方法。
一、 任务控制及主要内容
任务控制在部门中运用就是要保证全部门工作运行的绩效--充分利用部门的现有条件，建立良好的生产和工作秩序，高效、优质、安全、持续稳定、低成本地完成各项任务，并不断进行调整与改进，及时进行动态控制。任务控制的主要内容有：①进度控制，确保任务如期完成，也就是我们通常说的“不拖拉”；②质量控制，确保保质完成任务；③成本控制，确保任务完成不超过预算，完成目标成本；④人员控制，实现人员的最优利用；⑤设备控制，实现设备的最高利用率。这些内容似乎“耳熟能详”，但如果真正从现代管理的理论和方法上去对比就会发现与我们通常的理解有很大的差别。
二、 实行任务控制对加强内部管理有十分重要的促进作用
（一）任务控制可促进习惯管理观念的更新这里要再次强调，尽管说到进度、质量、成本我们并不陌生，但在实际工作中的做法和任务控制的要求是有很大差距的，而做到几方面严格的统一更是少之又少。这里可以从任务控制的要求和习惯管理观念的比较上可以看出：
习惯观念一：“已经有了计划，按计划执行即可”。的确，我们很少有没有计划的工作，但往往工作或生产任务难以按计划完成，这就是缺乏任务进度控制的结果。一是计划本身具有较大的随意性，使有效控制的前提不充分；二是往往注重事中控制即现场工作或生产控制，而忽略了事前控制、事后控制和反馈控制，没有做测定差距和处理偏差的工作。
习惯观念二：“要共同负责”。这是我们在布置工作任务时常听到的，但结果在追究责任时往往发现责任无从追究。而任务控制则强调要“防止共同负责，提倡个人负责”，特别是在任务质量控制时，要建立权责明确的质量责任制和相应考核办法，把责权赋予个人，而不搞共同负责，从而避免造成共同不负责，个人责任无法追究的局面。
习惯观念三：“成本核算是工程施工的事”。但事实上，无论是生产部门还是管理部门都有成本控制的工作，除了工程施工外，从线路巡视、设备检修维护到办公费用等，几乎每一项工作都要进行任务成本控制，但我们现在部门内部还缺乏成本控制标准和体系，很少有部门建立成本控制制度。任务控制则强调工作任务完成的成本控制。总之，任务控制是一个系统的管理手段，对于部门管理观念的更新和管理水平的提高有着很好的促进作用。
（二）任务控制可促进部门建立健全内部管理制度当前建立健全以内部考核和分配制度为核心的内部管理制度十分紧迫，各个部门必须要有一个总的管理思想作指导。按照任务控制的要求，在建立内部管制度特别是考核和分配制度时，紧紧围绕任务完成这一核心，建立起任务进度控制体系、任务质量控制体系和任务成本控制体系主体的任务控制体系，那么部门内部管理制度“控制力”的深度和广度将大大提高，并具有很强的针对性和可操作性，加快实现部门管理由“人治”到“制度管理”的转变。
4、任务控制可以实现公司部门管理方式的过渡，为部门探索新的管理方法和模式提供有益的基础。由于公司以前对部门的管理主要是以下达任务为主，现在实行任务控制容易为部门采用，同时也可使部门进一步积累管理经验，为探索新的管理方法和模式打下基础。
三、任务控制在部门内部管理的具体运用
（一）以时间为参数进行任务进度控制确保时效是完成部门工作的关键。任务进度控制的控制者是部门中层管理人员，控制范围包括部门工作全过程。通过事前控制，保证按质、按量、按时、成套地投入各生产要素；通过事中控制即现场控制，保证各工作任务环节按计划要求完成各项工作任务；事后控制，即按项目或计划期，对整个工作进行投入及绩效的核算分析；反馈控制，即把信息反馈给下一轮工作任务以便改进。
（二）以工作质量为中心进行任务质量控制任务质量控制是各个部门以质量为中心、以部门全体职工参与为基础的管理途径。部门中层管理人员的领导能力和水平以及对部门内部职工的教育和培训，是这种管理途径取得成功的必要条件。
（三）以成本为核心进行任务成本控制任务成本控制是为实现各部门管理者（特别是中层管理人员）的成本责任，实现制定的任务成本目标，并通过一系列活动提高成本效率的管理工作。在部门内部管理中，加强任务成本控制管理的对象不是“成本”和“成本项目”，而是“成本管理者”及其承担的“成本责任”；任务成本控制的主体是负有成本责任的各级各部门的管理者，手段是制定成本目标，直接目的是通过完成成本责任提高成本效率，核心是中层管理人员的成本意识。
1.任务成本控制的原则①由中层管理人员实施管理。“三改”后部门拥有较大并且相对独立的“三权”（人事权、财权、物权），责、权、利是对等的。②实行事前管理。任务成本控制的对象是未来成本，已成为“过去”的实际成本，只能作为参考资料。要对未来成本进行管理，使其尽可能降低，必须事前盘算，选择方案。③实行目标管理。在任务成本控制在确定目标成本可以明确管理人员及负责人的成本责任；可以促进管理人员及负责人作出具体努力，同时检验工作成效，作为奖励、鞭策的依据。
2.任务成本控制的方法一般来看，影响任务成本控制的原因通常有三个：一是不承认自己有什么责任，这是未实行责任细分造成的；二是大家都有责任，别人不动，自己也不动，这是未实行有效的考核制和责任制、缺乏降低成本的高度积极性造成的；三是认为自己无能为力，难于行动，这是缺乏降低成本的坚定意志和机动灵活的方法策略造成的。总之，最主要的问题是没有认真把自己可控的因素控制起来，缺乏一种积极进取的精神。
任务成本控制的关键是要使部门活动的各环节各方面实现目标成本，低于目标成本。①制定控制标准，即目标成本。其方法有计划法、预算法、定额法。这里要注意的是，对于部门内部职工不应用“成本”，而应当采用“定额”，如材料消耗定额、工时定额、费用限额等，因为对于部门内部职工而言，他们是进行分工协作的，难以独立核算成本，而且他们的时间和资料有限，难以进行货币换算。②根据原始记录、统计资料，进行成本核算。③差异分析。将实际成本与目标成本（计划成本或费用参处等）相比较，从而发现差异。④采取措施，纠正偏差。对从差异分析中发现的原因及影响幅度，要采取纠正措施：细分责任，找出责任人，分清应承担的责
任程度；可采用排列图法等方法找出主要总是或主要原因；针对主要问题，采取措施，控制和降低成本。⑤研究采用一些现代管理的成本优化方法。如采用替代成本研究、工业工程（IE）、价值工程（VE）、自动化手段、发动部门职工革新创造等等。
以上只是对部门内部管理的一个极小的浮光掠影的论述。