档案和文件需要在电脑里备份吗？

我是一名实习行政人员，原来也没有做过行政工作，有些事情很是苦恼，公司也不是很大 文件也不多 但是物品很杂 还有就是存的文件需要再打一份存电脑里吗？急求帮助 万分感谢！还有就是采购的一些物品 怎样用电脑做好入库出库的记录？是自己用excel建档 还是有什么程序？我查的是有一个SQL 但是没用过

啊啊啊···火大 万分火急 谢谢谢谢！

做为一位行政人员

要做好就得首先有一套办公元件，存储元件或者空间

一般的公司都有一台服务器供大家存储东西，我想你们没有这个

出入库是最麻烦的

如果公司要做大，建议你跟你们负责人提意见，买套软件，建立一个服务器

这样可以避免一台计算机坏掉，很多东西还得从新开始

目前你要做好，那就建立一些文件的excel表就可以

把存放位置搞清楚

如果你有思路的话，这些东西管理起来没那个麻烦的

只要把握关键字

比如，文件名，日期，人员，文件位置，等一些关键词，就很好建立表格管理

事在人为

刚开始是有点没有头绪，不过做多了就会好了

1、文件可以考虑文档管理软件。如果文件不多如果不用的话也可以，a、每年建一个总目录，按部门行政划分建分目录，把文件分类存放即可。b、或者每年建一个总目录，按按月份建分目录，把文件按月存放即可。按文件名称及文件存放目录建一个简单的数据库或电子表格，及时填写便于查找。

2、物品可以考虑仓库管理软件。如果东西不多，也可以用数据库或电子表格进行管理。

3、数据库可以考虑Access ，电子表格可以Excel 、金山表格。

4、备份是必要的，一般按天备份，主机上一份、U盘上一份、Email或网盘上一份，搞这个工作不要闲麻烦，不然电脑出问题更麻烦。几分钟就可以搞定。备份一般一周后可以删除。也就是保留7天的备份。

建议用excel，简单一点。

sql是针对大型企业的数据库软件，对于你那里不太适合。呵呵

东西不多的话用EXCE就足够了，文件不要保存到C盘上，因为一但系统出问题很难保住C盘上的文件，还是存到其他盘上比较安全

网上有专门的库存管理软件，百度一下就OK了，进出账很方便的，还有就是你居然是行政，这种事情应该是总务部的，有点乱啊