如何编制企业档案目录

如何编制企业档案目录

第七章：档案管理档案管理版的设计有两个目的：1、满足档案管理的日常需要，特别是档案号的查询、散材料的收集和档案目录的打印；2、为干部日常管理和干部任免采集履历、学历、职称、奖惩、家庭、工资等信息。档案管理离不开干部日常管理和干部任免，它们为档案管理提供个人基本信息和任免信息。因此，它们是相辅相成的。本章包括：档案查阅、缺少材料、材料输入、档案目录四部分。一、档案查阅档案查阅用于查阅档案登记，输出被查阅人的档案编号、单位和职务并按档案编号排序，以便于档案出柜。１、在主界面按“档案查阅”，进入查阅登记界面，在输入框中输入查阅单位和查阅人员，点击新增，进入查阅接口；以后如该单位和该人再次查阅档案，可在输入框中输入该单位和该人的汉语拼音的声母，待该单位和个人出现在表格框中时可按1-9选择（如果排列号是1，也可按空格键），也可用鼠标选择。再按“新增”。“增加”和“新增”相似，但“增加”将把查阅清单附加在原查档清单中，而不是像“新增”，另增加一个查询方案。２、在查阅接口的搜索器中，检索定位姓名，在接口右边击显示选择结果清单，完成后，按“确定退出”，回到查阅登记界面。３、界面的右面显示查阅清单，可按“打印”，输出入库提档清单。本界面也可用于查询档案查阅记录，在输入框中输入单位和个人的汉字或拼音的声母或阅档日期，选择后，其查阅清单显示在右边的表格中，可按“打印”。二、缺少材料本部分是为了降低档案人员的劳动强度而设计，用于检查个人档案目录中的缺少材料。它能检索出两类材料是否缺少：一类是根据其个人基本情况判断应该有的，如某人是党员，其应该有入党申请、自愿书等；第二类是某些材料成套出现，如出国政审表或审查表同出国鉴定表。但本软件对于学历、工资等材料的检索效果不佳，一个人的学历可能有多个，在材料名称上无法判断，工资审批表断档也不易检索到，这些只有用人工去完成，在本软件的档案目录一节中，将有可手工输入缺少材料的界面。本部分用于1、编写缺少材料模板；2、选择一批人员，检索其缺少的材料，并打印清单。共三个界面：检索、模板、模板二。由于模板是检索的基础，所以检索界面放在本节最后说明。两个概念：材料名称--档案材料在档案目录总的正规名称，如“干部任免呈报表”；材料俗称—为收集档案材料而起的非正规名称，如“1999年度考核表”。（一）、模板界面：首先根据归档条件确定某人是否属于应有该材料的人员，其次并在其档案目录中用检索条件检索目录，讯在该材料，如果未发现符合条件的目录，就把该材料俗称追加到缺少材料库中。模板增加方法：点击目录集表格下输入框，输入材料的拼音声母，选择后，在材料俗称中显示材料名称。更改材料俗称，使其成为真正的俗称，去掉不必要的份数、月、日等数据（这些数据的存在会缩小检索范围），在归档条件框中输入条件，程序将使用该条件检索缺少材料人员（见检索界面姓名表格）的目录。所以，归档条件中用的数据项一定要是人员信息中的数据项。关键字1、关键字2、关键字3用于材料名称中的关键词，它们之间的关系可以是“和”或“或”的关系。点击“检索条件生成”，在检索条件框中生成检索条件，用户可以修改它。（二）、模板二界面：用于成套出现的材料的检索。如更改工龄申请、证明材料、审批表三表应同时存档；出国政审表或审查表同出国鉴定表应成对归档。在材料俗称行中填入材料名称，三个空至少需填两个。在关键字1、关键字2、关键字3中填写该材料正规名称中的关键词，用于检索。按“查询条件生成”，在查询条件框中生成查询条件。（三）、检索界面待完成模板和模板二的设定以后，可以使用本界面，来检查选定人员的档案目录，核实是否缺少材料。利用搜索器选定某一单位（或由用户选定）的人员进入缺少材料人员名单，缺少材料人员名单显示在姓名表格中；点击“检索”，显示检索进度，完成后，可用鼠标选择姓名，材料俗称表格中将显示该人可能缺少的档案材料。可按“打印”，打印出全部选定人员缺少的材料清单。“删除检索内容”将删除全部选定人员的检索结果；“删除全部内容”建删除全部选定人员的包括手工添加在内的缺少材料清单。三、散材料输入档案材料的收集主要是通过散材料的移交实现的。除档案转递带来的材料外，其它送档案室的材料均称为散材料，按规定移交材料时均需填写移交单。本部分把接收散材料、打印移交单、加入档案目录、采集个人信息、修改个人基本信息等多项业务综合在一起。界面除用于输入材料目录信息外，还可以输入个人相关信息，供于7个档案信息页，分别是：个人、职务、职称、学历、奖惩、工资、家庭。以下简略介绍其中几个数据页的内容。个人页：包含个人基本情况和其档案信息，主要来源于数据输入，用户可以和相关材料对照，在本界面修改它们。职务页：用于记录个人任职免职情况，用它可生成档案中职务变动登记表，也可补充完善个人履历。家庭页：从干部履历或其他材料中，获得家庭成员和主要社会关系资料，用于干部任免表的生成等。按“新增”，可追加数据。１、点击“散材料输入”，进入散材料登记界面，其使用方法同本章第一节查阅登记相似。２、在输入框中输入报送单位和人员，点击新增，进入散材料输入界面；以后如该单位和个人再次报送材料，可在输入框中输入该单位和该人的汉语拼音的声母，待该单位和个人出现在表格框中时可按1-9选择（如果排列号是1，也可按空格键，也可用鼠标选择）。再按“新增”。“增加”和“新增”相似，但“增加”将把本次报送的材料附加在原移交单中，界面的右面显示报送的材料清单，而不是像“新增”，另增加一个移交单。本界面也可用于查询散材料报送情况，在输入框中输入单位和个人的汉字或拼音的声母或输入移交材料的年月日，选择后，其材料清单显示在右边的表格中，可按“打印”。３、进入散材料输入界面后，在搜索器中搜索散材料所属人员的姓名，如在系统内找不到该人，可能是系统不完善，需在数据输入中新增该人，也可能该人档案不属使用者管理，该人的散材料宜退回。建议批量输入完所有人姓名后，再进入下一步；有两种输入散材料的范围：一种是单纯输入档案目录所需的名称、页数、制成日期等，；另一种是除此之外，如材料属于工资、职务、职称、学历、奖惩、家庭等方面的材料，还输入相关信息，即输入材料本身的信息。这两种输入范围供用户根据档案管理的深度自由选择。４、选定个人的姓名，其姓名和档案号显示出来，这是当前记录。当输入职务、职称、学历、奖惩、工资、家庭（履历）材料时，如使用者想在输入散材料的同时，输入个人相关信息，可按F2-F7这几个功能键，可实现这类信息和散材料的的连带输入。同时，按这些功能键后，目录集中将仅能显示于此相关的材料名称，便于材料名称的检索。注意：输入完本材料内容后，如下一材料同已输材料不同类，应及时按相应的功能键转换，如不属F2-F7类别，应再按F8，否则目录集中不能检索到材料名称。例如按F2进入输入职务类材料状态，输入完成后，需输入下一张学历材料，应按F4，如下一张是出国审查表，则按F8。如使用者不想在输入散材料的同时，输入个人相关信息，请保持个人页面显示的状态，否则，使用者会误以为软件的目录集不包括你需输入的材料名。５、在目录集的输入框中输入材料正规名称的声母的第一个字母，或汉字，待所要的材料名称出现后，可按1-9选择（第一个是可按空格键），光标跳到“页数”上，若认为原材料名称，大类、份数有误，可修改，修改年月日，在“月”输入大于2，光标自动跳入“日”，在“日”中输入数大于3，光标自动跳出；如果界面显示个人信息，表示本材料信息输入完毕，光标将跳到目录集输入框中，且当前记录前移，否则光标将跳入激活的信息集界面，如职务、职称、学历、奖惩、工资、家庭等6个界面。若用拼音在输入框中检索目材料名称未找到，按“ESC”消除输入框中的拼音，改用汉字输入材料名称，按“新增”，即可实现散材料的输入，并且把该材料名称加入目录集，下一次再遇到相同的散材料时，便可使用拼音了。有些材料名称中涉及个人姓名，如“关于XXX同志的考核材料”、“XX同志的证明材料”，可以在输入材料的名称中省略个人姓名，上述两个材料分别输入：“GYTZDKHCL”、“TZDZMCL”，然后按“加姓名”，材料名称中即加入个人姓名。６、待输入材料与前一张相同，可以按“粘帖”，不需重新输入。如果全部材料的目录信息相同（材料名称、页数、制成年月日），输入一张后，按“统一”，完成所有的材料输入。　　７、待所有的散材料输入完毕后，按“转入目录”退出。回到散材料登记界面，此时界面的右边表格显示刚输入的散材料清单，用户可按“打印”输出两份，存档、移交人各一份。在主界面和７个当案信息页上有几个按钮，为提高输入效率而设计的，它们也应用职务、职称等信息页中。（1）、复制：复制所在界面的个人或材料的信息；（2）、粘贴：把复制的信息贴出来；（3）、统一：散材料人员名单中所有人拥有于当前记录同样数据。（4）、转入：把按钮所在界面的信息转入人员基本信息。如职称页中的“转入”，将按钮左边的职称作为个人的当前职称，填入个人基本信息，并在“个人”页上显示。（5）、补充本行：把按钮所在界面的当前信息插入到人员基本信息相关数据项中。如在职务页，点击个人履历，使光标定位，按“补充本行”，按钮左边的任职时间单位和职务将被插到光标处；（6）、补充全部：把按钮所在界面的全部信息插入人员基本信息相关数据项中。如在职务页，点击个人履历，使光标定位，按“补充全部”，按钮上方的历任单位职务和任职时间将被插到光标处。四、档案目录档案目录用于整理个人档案：输入已归档但未打印目录的散材料、生成目录、浏览、打印、缺少材料的检索、添加、打印等。它分为三个界面：材料输入、目录生成打印、缺少材料。（一）、材料输入：基本同散材料输入相同，但每次只能选择一人，用于输入一个人的多份材料，而散材料输入用于输入多人的材料，每人仅一份或很少几分材料。１、全部目录重排：系统内全部人员的目录重新排序，它虽然效率高，但会破坏已做的手工调整，建议在档案目录未进行人工校核之前使用。２、全部目录整理：物理删除目录中得空行，并按pers_code和目录分类排序。３、新增人员：在目前的单位中新增一人，如按此按钮前未曾单击过单位集，该新增人员将无单位，请在数据输入中选这此人，添加单位信息，否则，在搜索器中，不能用单位集快速检索到该人。（二）、目录修改打印：用于档按目录的查阅、修改、排序、打印。１、查阅：在界面的右边有一排按钮，列出目录十大类，凡目录中没用的其按钮不可选，使用这排按钮，不用翻页，即可快速定位。２、修改：目录表格内的内容均可修改，也可使用本行删除、本行复制按钮，增减目录。３、排序：可选择“本页重排”，重新排列该人的目录，也可选择“本页续排”，在不改动原来目录的基础上，只对新加入材料排序（排在原目录之后）。４、职务打印：打印职务变动登记表５、工资打印：打印工资变动登记表６、点击“含缺少材料”，目录第十类后加入缺少材料清单。７、原序简打：按档案材料输入顺序打印目录，不排序，主要用于材料编号（排列）或进行输入校对。８、目录简打：打印出排序后的档案目录，但未进行格式优化，主要用于检查档案目录的分类和排列是否正确，材料是否缺少等。９、目录全打：只在正面打印档案目录，装入档案，“目录全打”比“目录简打”速度慢，但格式、布局美观。点击“正反打印”，可打反正页。１０、选页打印：在按钮左边的spinner中指定页，仅打印（精打）该页。１１、左边距：用于目录反页左边距的增减。反页左边距要比增页左边距小得多。１２正反全打：按页的顺序，一正一反精装打印（请注意需手工送纸）；正面全打：精装打印奇数页（1，3，5。。。。）；反面全打：精装打印偶数页（2，4，6。。。。）（三）、缺少材料：用于检索、修改、添加个人档案目录中缺少的材料。个人缺少材料可分为两类：一是根据缺少材料模板检索生成的；二是手工添加的。１、手工添加：点击“手工添加”后，在其上的输入框中输入缺少材料的俗称。２、本行删除：选择缺少材料清单中的某行，按此按钮，可删除该行；３、本行复制：选择缺少材料清单中的某行，按此按钮，可复制该行；４、删除检索：把缺少材料清单中的检索结果删除；５、删除检索：把缺少材料清单中的手工添加结果删除；６、检索：利用缺少材料模板，检索个人目录，生成缺少材料检索清单。本章很适用于对档案管理初学者使用，特别是为整理档案借用的人员，再者，程序开发者未曾经历大规模的档案整理，没用实际的工作经验，所以本章的内容就显得单薄些，希望今后能补充完善。广告-最新招聘信息·服务端C++程序员·图形程序员·工具程序员·3D动作美术·游戏特效·服务器端程序员·[急聘]C#/.NET研发工程师·3D图形引擎研究员·客户端程序员·服务器程序员·JAVA工程师·FlashAS工程师·3D网游开发公司高薪诚聘游戏人才·诚聘c++、音开发人才·游戏服务器开发工程师·游戏客户端开发工程师·.net软件开发工程师·网站工程师·系统工程师·项目管理专员·免费发布招聘信息