如何加强基层土地档案管理工作

如何加强基层土地档案管理工作

基层国土资源档案是对所辖区域内涉及国土资源管理不同时代不同形式的历史记录，是维护历史真实面貌的一项重要工作。认真做好基层国土资源的档案管理工作，关系到档案管理工作的规范化，关系到土地资源的科学合理利用，关系到国土资源管理效率的提高，关系到不动产登记的真实性，笔者长期在基层国土所工作，现就基层国土资源档案管理中的存在问题及如何解决谈谈自己的看法。
一 基层国土资源档案管理中存在的问题
(一)基础设施不完善，无法满足实际需要。由于基础设施投入不足，普遍存在档案室设备简陋、设备陈旧的现象，部分单位不能修建专门的档案室，导致很多档案损坏，不能维护历史本来面貌，给查找利用带来诸多不便。
(二)资料归档不完整，不能实现统一规范化管理。档案管理员在归档过程中，往往只重视业务层面的档案收录，忽视了工作总结、创建材料、各类责任状、会议记录等材料的整理归档，没有形成档案管理的完整意识，甚至有些单位在装订档案的过程中，缺乏时间观念，大量档案积压，再加之没有案卷交接记录，存在遗失问题。
(三)档案电子信息化缺失。有的基层所缺乏电子化设备，档案仍实行手工查阅，浪费了大量时间。
(四)档案管理者的素质有待进一步提高。档案管理工作是一项专业工作，档案管理者必须具备较好的专业素质才能胜任。一些单位安排文化层次低、年龄偏大的属于“安置型”人员担任，再加之管理人员对档案管理工作的重要性和责任性认识不够，对档案管理规范缺乏深入细致的分析，存有应付了事的现象，思想观念和管理水平跟不上发展的要求。
二 如何强化基层国土资源档案管理
(一)完善档案管理制度，建立统一集中的档案管理网络。加强和完善《档案资料保管制度》、《立卷归档制度》、《档案查阅制度》、《档案员岗位责任制度》等，做到制度上墙。可以根据档案管理的实际情况，制定管理细则，从归档范围、保管期限、分类方法等方面建立档案管理分类大纲。由县以上国土资源管理部门统一成立专门的档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，形成全系统统一管理的模式。充分利用各种机会和场合宣传档案管理工作的地位和作用，提高系统全体人员加强档案管理、保护利用好档案的意识。
(二)加强档案硬件建设，加快档案信息化建设。加大档案管理投资力度，根据基层国土所规范化管理的要求，必须建立专门的档案室和阅档室，配备档案密集架、温控设备、计算机、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备，提高科学管理水平。要加快国土资源档案管理数字化建设，安装统一的国土资源档案管理信息系统，充分利用计算机网络的功能，建立电子影像档案数据库，系统内可以适当探索通过相关网络平台，形成数据共享，有条件的单位可以采取身份识别触摸屏自动查询。
(三)拓宽档案收集渠道，确保档案收集完整规范。从实际情况看，基层国土档案主要分为综合类、地籍管理、建设用地、执法监察、矿产资源、土地利用规划类等。其中声像材料类很容易被忽视，这类文件因为数量不多，查阅的频率相对不高，档案管理人员很容易忽视。因此，档案管理人员要及时将需要归档的材料做好交接记录，根据每一类所确定的归档范围，将各类交接材料进行分类整理，及时完整地将材料装订成册并录入档案信息管理系统，以便查阅。
(四)强化档案管理业务培训，提高档案管理人员素质。档案管理人员要自觉树立爱岗敬业、无私奉献的意识，培养高度的责任感，严肃认真的工作态度，严谨细致的工作作风。要明确档案管理人员的职责和任务，在做好档案收集的同时，为阅档者提供优质的服务。在选派优秀人员担任档案管理工作的同时，要对上岗人员进行专业的培训，组织与其他档案管理员的经验交流，取长补短，共同提高。要注重专业人才的培养，要求其掌握档案管理知识的同时，还要掌握一定的计算机知识，能够熟练操作档案管理信息系统，从而提高档案管理水平。要实行岗位责任制，明确其职责范围，并建立严格的考核奖惩制度，最大限度地调动档案管理人员的工作积极性。
基层国土档案是贯穿于整个国土资源管理全过程的一个记录簿，反映到每项工作，每个环节，所以档案管理工作显得尤为重要，我们要不断提高档案管理人员的素质，努力实现档案管理的信息化和现代化，最大限度地发挥国土档案开发利用价值! （小南海国土所余建弘）