如何加强合同管理

如何加强合同管理

加强合同管理的措施：
　　一、增强合同风险防范意识
　　在项目管理中，没有风险的合同是绝对没有的。过去，企业在合同谈判和签订中，由于合同风险防范意识不强，而对合同条款分析、审核不严，掉入一些合同陷阱，给企业造成了难以挽回的损失。为此，必须增强合同风险防范意识。
　　二、增强全员合同管理意识
　　在施工过程中，只有加强合同管理，增强全员的合同管理意识，才会成功和达到预期的目的。为此，可以从以下几方面去加强合同管理：
　　1．要使合同成为保护企业利益的有利武器，就必须签订一份成功的合同。否则，无论与施工企业、监理工程师的相互关系处理得怎样融洽，无论要求多么合情合理，只要是合同条款未明确规定的，都会遭到相关方的拒绝。
　　2．强化合同管理，建立以合同管理为核心的管理机制，理顺各方关系，形成有机运行体系。在项目施工中，注重强化合同管理意识，认真研究、理解、运用合同条款，收集和整理各种施工原始资料及数据，做好索赔工作。
　　3．注重项目实施阶段合同的交底。合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据，因此，公司、项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。
　　三、增强合同履约过程控制意识
　　（一）抓好合同台账管理工作
　　合同台账管理，是合同管理中一项重要工作。搞好合同台账管理，既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同管理的实施和评价有着十分重要的意义。
　　（二）抓好履约检查环节
　　履约检查，是事前或事中发现问题和疏漏的唯一办法。只有在合同履约过程中定期检查，才能及时发现问题，制订防范风险的对策，从而将风险损失程度降到最小，将收益做得最大。为此，合同管理人员必须经常深入现场对合同履约和管理情况进行针对性的检查，通过检查反映出合同履约中的一般性问题，显示出妨碍合同履行的重大问题，以及产生争议或出现纠纷的现象或隐患等，提出解决的办法或提出解决的请求，通过整改使合同顺利履约得到落实。
　　（三）抓好甲供合同的管理
　　四、提高合同管理人员的素质
　　一切管理工作的实施是以人为本的，工程合同管理没有合同管理人员和全员的参与、主动配合就无从谈起，合同管理人员能动性的发挥和素质的高低极大地制约着合同管理的绩效。

当事人的名称或者姓名和住所：
　　当事人是合同权利和义务的承受着，没有当事人，合同的权利义务就失去存在的意义，给付和受领给付也无从谈起，因此，订立合同必须有当事人这一条款。当事人由其名称或姓名及住所加以确定，具体合同的拟定必须写明当事人的名称或姓名和住所。
　　当事人为自然人的，除了写清姓名外，还需注明其身份事项，包括：性别、年龄、民族、籍贯、职业、工作单位、住址、身份证号、联系方式等，以使其特定化，而且在发生争议时，能够方便地找到该当事人。
　　当事人为公司、企业、单位的，单位名称一定要填写准确，与合同尾部盖章的名称要保持一致，既不能多一字，也不能少一字，更不要用简称。除了名称，还要注明单位的住所地、实际办公地，以及法定代表人、联系方式，必要时还要注明单位的联系人、银行账号等，以便于交易过程中的财务往来。
　　标的：
　　标的是合同的权利义务指向的对象；合同不规定标的，就失去目的和意义。可见，合同的标的是所有合同必须具备的条款。《合同法》第十二条所谓的标的主要指标的物，因而才有标的质量、标的数量之说。
　　合同的标的条款，必须清楚写明标的的名称，从而界定双方权利义务指向的目标。标的条款中，还应当对标的物进行具体明确的描述（可与下边所说的质量条款相结合），清晰地载明标的物的规格、型号、品质、外观特征等要素，使之特定化，以便与其他交易中的标的物相区别。
　　需要特别注意的是，在买卖合同中，标的物的所有权在签约时应当没有争议，一般来说要归属卖方，或者为卖方有权处分；如果卖方并无处分权，则由此导致的纠纷或损失应当由卖方承担全责。这一约定，可以在标的条款中约定，也可写入“保证与承诺”的声明中。
　　质量和数量：
　　标的物的质量，是确定合同标的物的具体条件，是此标的物区别于彼标的物的具体特征。
　　标的物的质量表述需详细、具体，对质量的约定，应当具有可以测量、评估、描述的可行性，不要采用模糊用语，不要采用易产生歧义的用语。
　　如买卖合同中，标的物的技术指标、质量要求、规格、型号等都需要明确；合同应当注明质量标准是国家标准还是企业标准，以及颁布标准的文号；如果是以样品作为质量标准，则对封存样品的方式方法、存放地作出明确约定；还应当按照合同法的规定，对质量的检验期限进行约定。租赁合同中，对于租赁物质量的约定要更加规范严谨；建设工程勘察、设计、施工合同等其他合同，质量的约定一定要符合各该类合同的特定要求，必须详尽地规定质量标准、验收规范、图纸及说明书等。
　　标的物的数量需确切，首先选择双方共同接受的计量单位，其次要确定双方认可的计量方法，同时要允许合理的差额或误差。对于分期供货的，应当明确每期供货的起止时间以及供货数量；分期较多的，可以不在主合同中约定，而改为在补充协议或附件中约定。卖方多交或者少交标的物的处理方法，也应当约定清楚。
　　价款或报酬：
　　价款是取得标的物所应支付的代价，酬金是获得服务所应支付的代价。价款通常指标的物本身的价格，但是因为商业行为有些是异地履行，因此会产生运费、保险费、装卸费、报关费等一系列额外费用；此类费用由哪方负担，需在价款的条款中明确。
　　某些合同中，计价方式显得尤为重要，比如说，在供应油料合同中，是按桶计价，还是按升计价，还是按吨计价，对于买卖双方的便利性以及操作的公平合理性，可能就不一样。
　　在市场经济条件下，物价的变动是常有的事，对于标的物价款或酬金的计算，必须考虑到物价因素对合同履行的影响，尤其是长期合同。可以约定在合同期内，一直执行事先约定的价格；也可以约定在一定幅度范围内执行原先约定价格，超出一定幅度的，可以提价或降价，以及提价、降价的具体范围。
　　价款或酬金的结算、支付条款同样值得关注。在分批供货、分批结算中，在实务中有时很难严格按照批次执行，通常按照一定期限来履行结算，例如一个月或三个月结算一次。但是，这样就必须在事先对结算和支付方法进行慎重考虑、严谨地表述，防止在履行中出现分歧。
　　履行期限：
　　履行期限，涉及到当事人的期限利益，它直接关系到合同义务完成的时间，同时也是确定违约与否的重要因素之一。履行期限可以规定为即时履行、定时履行及在一定期限内履行。如果是分期履行，亦应写明每期履行的时间界限。
　　我国《合同法》第62条规定：“履行期限不明确的，债务人可以随时履行，债权人也可以随时要求履行，但应当给对方必要的准备时间”。尽管有此规定，但如果合同中履行期间不明确，往往容易在履行中出现争议。标的物的交付期限、货物的运输期限、价款的结算期限、发票的开具期限等等，都是具体的履行期限，依照不同合同以及相应的交易惯例，均有不同的要求，但总体上必须明确无误、具有可操作性，使交易各方便于执行。
　　履行的地点和方式：
　　合同的履行地点，对于合同的履行及争议的解决具有重要的法律意义。它是确定验收地点的依据，也是确定运费由谁负担、风险由谁承担的依据，有时是确定标的物所有权是否转移、何时转移的依据，同时是确定诉讼管辖的依据之一。
　　履行方式，如一次交付还是分期分批交付，是交付实物还是交付所有权凭证，是铁路运输还是空运、水运或者多式联运等，应予明确。
　　违约责任：
　　违约责任是促使当事人履行债务，使守约方免受或者少受损失的法律措施，对当事人的利益关系重大。对于违约致损的计算方法、赔偿范围、索赔事项等，合同需予以明确。
　　有的合同既约定了违约金条款，也约定了损害赔偿条款。此时，二者不能并行适用。当事人只约定了违约金条款的，违约金条款过高或者过低于实际的损失时，可以要求法院对违约金做出适当调整。
　　争议解决方法;
　　争议解决的方法是指解决争议运用的程序、适用的法律、选择的机构等内容。合同中约定仲裁条款，选择诉讼法院的条款，协商解决争议的条款等，均属于争议解决方法的条款。

企业合同管理是市场经济条件下企业管理的―项核心内容，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。在市场竞争日趋激烈的当今，加强合同管理是争取企业经济效益的最佳途径。放松工程建设过程中的合同管理，就很难取得工程盈利，甚至造成工程亏损。　1. 增强合同和索赔意识由于中国长期受计划经济影响，国内工程管理中合同管理和索赔尚未引起业主和承包商的高度重视。所以，首先应加强对经理部各层次的管理人员进行合同、合同管理及索赔的宣传、培训和教育。其次还要研究FIDIC合同条件、研究国际工程承包商的合同管理方法与程序、研究国际工程合同与索赔案例，使项目组成员认识到这个问题的重要性，重视合同和合同管理。合同意识是市场经济意识、法律意识、工程管理意识的综合体现。2. 严格进行合同交底首先应该由公司合同管理人员向项目负责人及项目合同管理人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。其次，项目负责人向项目部职能部门负责人进行合同交底，并解答各职能部门提出的问题，形成书面交底记录。然后再由各职能部门负责人向其所属执行人员进行合同交底，陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等，并解答所属人员提出的问题。最后，各部门将交底情况反馈给项目部合同管理人员，由其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施进行进一步修改完善，并形成合同管理文件，下发各执行人员，指导其活动。3．加强合同变更管理合同变更是索赔的重要依据，因此对合同变更的处理要迅速、全面、系统。合同变更指令应立即在工程实施中贯彻并体现出来。在合同变更中，量最大、最频繁的是工程变更，它在工程索赔中所占的份额也最大。这些变更最终都是通过各分包商体现出来。对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更问题处理，是确定索赔与反索赔的重要的直接的依据。4. 建立合同实施的保证体系首先要建立合同管理的工作程序。在工程实施过程中，要协调好各方面关系，使总承包合同的实施工作程序化、规范化，按质量保证体系进行工作。其次还要建立文档系统。项目上要设专职或兼职的合同管理人员。合同管理人员负责各种合同资料和相关的工程资料的收集、整理和保存。最后还要建立报告和行文制度。总承包商和业主、分包商之间的沟通都应该以书面形式进行，或以书面形式为最终依据。对在工程中合同双方的任何协商、意见、请示、指示都应落实在纸上，使工程活动有依有据。