怎样才能办好一届展览会

怎样才能办好一届展览会

（1）有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品。开面限制：很多展览会禁止全封闭展台，如果展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有抱怨，但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等,因此，协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。这个比例一般是70%，允许30%以下的面积封闭。

（2）有关展览用具的规定。展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。电器的规定：绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。

（3）有关人流的规定。走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。

（4）有关消防的规定。消防环境的规定：如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定：必须配备消防器材。人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。

（5）有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。

（6）有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。

（7）有关劳工的规定。很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。

（8）有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续。

要办好一届展览会，首先应该对展览会的操作过程了如指掌，这一阶段的工作包括计划、组织、运作、实施及评估等几个阶段。 阶段一：计划、组织1、市场调查 主办单位应通过分析市场需求及参展商的要求，来确定展览会的概念。在选择展览会的举办时间时，一是符合产品的销售季节；二是避开国内外的重要展览会的举办时间，便于参展商和买家的参加。在地点选择方面，主要考虑产品的生产和销售地域，以及交通便利。 2、可行性分析 通过制定财务预算，确定盈亏平衡点，从而确定展览会的目标。在不同区域举办不同内容的展览会，财务预算的内容可以有所不同。 3、立项 根据我国政府的有关规定，展览会的主办单位必须向政府部门申报，得到批准后，才能举办。 阶段二：运作 1、招展 招展的目的是招揽到合适的企业参展，实现主办单位参展企业的价值传递。招展工作的好坏直接影响着展览会的效果，它是展览会取得成功的关键，也是展览会取得成功的基础。它由以下两方面的工作组成： 第一，准备工作。包括招展书的编辑于印刷、潜在参展商数据库的建立。其中主要工作是参展商数据库的建立。建立参展商数据库的步骤，一时选择展览会内容和价值定位企业；二是输入计算机；三是随机检验数据库的有效性。 第二，招展工作。包括代理机构的确定及电话招展。具体步骤为：一是代理机构的确定。在选择代理时，其标准是具有行业背景和较强的实力；二是根据已建立的数据库进行招展书的邮寄；三是对重要参展企业进行登门拜访，进行展览会的推荐与销售；四是电话招展；五是参展企业确定。 2、招商 招商的目的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进行贸易洽谈。它是展览会的生命线。具体步骤：一是贸易观众群体的确立；二是建立贸易观众数据库。贸易观众数据库建立的步骤基本上与参展商数据库的建立方式相同；三是观众请柬的编印与邮寄；四是电话招展；五是观众预登记表回收和确认。 3、供应商选择 展览会的供应商包括场馆主、展台搭建商、展品运输公司及旅游服务代理等。选择的标准是优质服务、价格合理。 4、相关活动 展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流、流行趋势发布、开幕式、开幕式晚宴等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。 5、宣传 展览会宣传工作贯穿于展览会的全过程，是展览会组织工作的重要组成部分。