ERP系统的基本维护与操作

ERP系统的基本维护与操作

1　以数据为中心
　　美国学者詹姆斯·马丁（James Martin）在上世纪80年代初提出了企业计算机信息系统以数据为中心的原理，写出了数据集成的理论和方法专著《信息工程与总体数据规划》。“数据中心”原理指出只要企业的性质和目标不变，它的数据类就是稳定的，任何经营管理活动都离不开对这些数据的存取。米歇（Mische）模型也提出信息系统集成与数据管理不可分，信息系统集成的实质就是数据集成。企业信息资源管理的技术工作就是数据环境的建设，特别强调以主题数据库为主体的集成化的数据环境的建设。
　　实施ERP项目，根据实施范围不同，需要整理各种大量的基础管理数据。有了这些数据后，ERP系统才能够将信息传播到整个企业，在企业层次去优化各种业务工作。但是，同样有这样的问题存在，错误的数据一样可以广泛传播开来，严重的也许会导致灾难性后果。所以ERP系统只有在得到迅速准确的输入数据的前提下，才能真正为企业服务。
　　为此，ERP系统必须树立以数据为中心的指导思想。在原始数据的采集、加工、整理过程中，在保证数据结构的稳定、原始数据的正确和数据系统安全的前提下，以数据为中心，保证基础数据的完整性、正确性和一致性，保证指标体系的含义的唯一确定性，保证系统主要业务流程的正确性和可变性，使ERP系统的内部机制运行更高效、更灵活。2　数据标准化
　　“标准化”是为在一定范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同和重复使用规则的活动。其重要意义是改进产品、过程和服务的适用性，防止贸易壁垒，促进技术合作。其目的是“获得最佳秩序”、“促进最佳社会效益”；这里所说的最佳秩序，则是指通过实施标准使标准化对象的有序化程度提高，发挥出最好的功能；最佳效益就是要发挥出标准的最佳系统效应，产生理想的效果。
　　ERP项目实施中，数据的制定需要标准化，标准化工作是一项具有知识密集、资料密集、工作量大等特点的基础性系统工程，它包含编码标准化、数据标准化和维护数据标准化三方面：
2.1 编码标准化
　　各类主数据编码是数据标准化的基础，也是编码体系中最为重要也最为复杂的，它是数据库建立的基础。主数据的编码大致可以划分为储位码、技术图号、分类加流水号、物料属性号、国标加规格号五类。纵观红塔集团ERP系统中物料编码，其中半成品、半成品烤片编码采用储位码；辅料编码采用分类加流水号；而五金配件编码采用物料属性号；设备编码采用国标加规格型号。
　　但不论主数据编码采用哪种分类，都应该遵循以下原则：
　　a.采用行业国际标准或国家标准。
　　在确保数据准确性的前提下，我们应对数据进行规范化。准确但不规范的数据，只能在局部区域有效，而在整个系统中畅通无阻的只能是规范、准确且实时的数据。因此采用行业的国际标准或国家标准，使系统自身数据一次性与国际、国内标准接轨，在数据的采集、使用及使用数据的软件进行扩展、更新上带来很多方便。例如不再需要组织人力、物力，或借助第三方商家进行数据的转换等。
　　b.采用简洁高效原则。
　　在ERP系统中，人们通常查询信息采有不同的方式，有时通过编码，有时通过名称，有时通过别的什么方式。而数据编码并不总是有利于查询的，片面追求编码的全息化将导致巨大的工作量；编码也并不总是有利于记忆的，记忆总有一个适应过程，尤其是通过原有系统或部门内部使用的编码转换为的新编码使人难以记忆，这些要求在ERP系统电脑化环境中是没有必要的。建议没有很好的理由不要把主数据的属性含义放到编码中，在计算机系统中如果没有产生方式的困难最好采用单一含义的编码，使编码编制简洁高效。
　　c.具有科学性、系统性、兼容性、可扩展性和综合性。
　　主数据编码的定义应具有科学性、系统性、兼容性、综合性，充分考虑到未来数据的增加、变动，当然采用过多的编码位数也将导致编码的复杂化。扩展方面，如果以后部分主数据编码的使用采用条码识别，就需要考虑转换问题。目前条形码国际上公认的有UPC条形码和EAN条形码，其中数十个国家，包括我国均采用EAN条形码，EAN码是13位数字编码。建议主数据的编码多采用阿拉伯数字编码。
2.2 数据标准化
　　ERP系统运行需要大量的数据，整理、编码、分类和输入基础管理数据往往是项目实施过程中工作量最大和最困难的部分。例如，对一个生产或流通企业来说，物料主数据、销售数据、客户数据，供应商数据等是必须的。对一个生产企业来说，还至少需要工作中心、工艺路线、物料BOM等数据。困难不光是由于工作量大，业务数据的多变性，还来自企业内部的“商业秘密”限制和掌握业务数据的员工不理解ERP系统如何管理这些数据，这就需要制定一系列的数据标准化规范。
　　a.制定各项标准化规范。
　　“无规矩不成方圆”，要达到数据标准化也必须制定各种标准化规范。大到信息指标体系、开发设计和信息交换接口要标准化，小到分类编码、文档编写、字段定义及维护流程同样也要标准规范化。
　　b.要具有长远的规划性。
　　当企业决定实施ERP项目时，首先应该对企业的业务数据量进行认真的核算和估计。当数据量庞大，就需要尽早开展数据整理工作，否则将严重耽误ERP项目按期获得预期的效益。
　　在计划实施ERP项目的某一模块时，同时就要考虑该模块即将使用的数据，以及和其它模块数据的关联。在同一层次上进行统一，避免数据的冗余。
　　c.提高数据的重视性。
　　有人总结过去很多MRP/MRPⅡ/ERP项目实施失败的教训时说，三分技术，七分管理，十二分数据！可见数据对于ERP、对于实施ERP项目的企业有着至关重要的作用。数据又是企业的一种无形资产，对于基础管理数据的整理、编码、分类和输入工作，一定要非常重视并投入充分的力量和资源才能解决。
2.3 维护数据标准化
　　维护数据包括数据初期整理和后续维护。
2.3.1 数据初期整理
　　很多企业开始上ERP项目之前，下属各部门往往因为过去的管理比较粗放而存在很多数据不统一，不规范及缺少数据的问题。其中大多数部门是从手工处理业务的工作方式的基础上转向实施 ERP 系统的，也就是缺乏计算机处理业务数据的基础数据。
　　借鉴玉溪红塔集团及其它企业收集ERP系统基础数据的经验，数据初期整理应遵循以下原则：
　　a.首先进行ERP原理的理解。
　　由于实施 ERP项目的咨询顾问公司，一般对整理数据没有过多兴趣和义务。所以整理、输入数据工作基本就是本企业内部力量所为，但ERP系统对于很多员工是陌生的，因此有必要对他们进行ERP基本原理的培训，使他们理解现有工作在以后ERP系统中通过改进如何运转，建立何种规范的数据可以更快捷、更有效地运行于系统中。
　　b.其次进行应用软件的培训。
　　孔子《论语.卫灵公第十五》：“工欲善其事，必先利其器”。从基础数据转换为计算机处理的数据，数据整理人员需要熟练使用计算机。而熟悉业务数据的人员计算机水平参差不齐，有必要对他们进行部分应用软件的培训，提高数据整理的效率。
　　c.数据整理要求：真实、正确、及时。
　　ERP系统处理的就是数据！真实的数据才能反映真实的企业经营情况，才能让高层领导进行正确地决策。“如果进去的是垃圾，出来的将是更大的垃圾。”真实 、正确、及时的数据才是维系企业ERP系统肌体正常运行的血液。
2.3.2 数据后续维护
　　并不是数据初期正确进入ERP系统中就万事大吉了。实际运行中，后续数据的维护、原有数据的优化仍是数据维护人员艰巨的工作。
　　数据维护人员进行后续维护需做到以下几点：
　　a.强化ERP项目相关模块原理的培训。
　　要求数据维护人员吃透ERP精神，根据系统中的原理和做法，具体应用到实际工作中去，做精、做好，将数据和业务流程紧密结合，重要的是知道数据怎么做，更知道为什么这么做，以达到培训的最佳效果。
　　b.高度重视数据的准确性，建立必要的责任制度。
　　不准确的数据对于无辜的计算机来说其实就是谎言，它们只能被计算机用来高速地产生错误的答案。只有保证每一次数据维护的准确，才能保证系统完整数据的准确。建立明确的责任制度，在数据申请、编码、维护、应用等操作的各个环节上的准确性都要有专人负责。否则，数据的准确性没有保障。
　　c.加强自身学习，提高工作效率。
　　ERP系统带给一个企业的不仅是从管理理念到管理模式的转变，而且还为企业文化注入新的活力。各个岗位需要强调“标准、敬业、专业、团队合作、业绩成效”；每个员工必须正确树立“角色意识”，加强自身学习，不断强化业务水平，更好地提高工作效率。3　数据最优化
　　按照特定的目标，在一定的限制条件下，对标准系统的构成因素及其关系进行选择、设计或调整，使之达到最理想的效果，这样的标准化原理称为最优化原理。由于实施ERP项目的经验不足、理解业务流程原理不够，数据结构及相关属性并不是完美无缺的，因此，常常需要依据高层领导需要，业务流程的更改进行数据的最优化处理。
　　根据数据组织的需要，系统中数据可分为静态数据和动态数据两大类。静态数据反映企业资源的基本属性，动态数据反映企业资源变化和运动过程。
　　所以，数据的最优化分两个方面进行：
　　a.静态数据优化。
　　静态管理对象则较多，但主要有固定资产、五金配件、原辅料、员工、档案等内容。这些管理对象存在一个共同的特点，就是他们的基本属性是不变的或很少变化的。这类静态管理对象在企业中都有其自身的生命周期。静态管理对象的管理是全生命周期管理，对静态数据的优化就是最精简的数据维护达到最充足的数据体现。
　　b.动态数据优化。
　　动态管理对象主要有三种：物流、资金流和信息流；动态管理对象的管理是全流程管理。因此对动态数据的优化也包括对业务流程的优化。对于流动的管理对象做到全流程的管理，本身也体现出管理的完整性、统一性、准确性。
　　实施ERP项目是一项复杂的系统工程，在实施过程中，效益会不断体现，而且是无止境的。为了最大程度上达到ERP项目实施效益，作为实施的基础――数据的维护而言必须坚持“以数据为中心，实现数据标准化，完善数据最优化”的原则。

A3赋权有两个步骤：
　　先用信息主管给一个人（如财务主管）赋权（此时给予的是赋予权限的权限）
　　再让这个人去给其它具体的操作人员赋权（此时给予的是具体操作的权限） 年结数据库增加问题？
　　以2003年数据年结为例：年结预处理后，我们软件把原先2003年的数据自动改为2004，建立2003年度数据库是为了把原先的数据拷贝到这个数据库里。完成后原先的数据库就变成了真正2004年度的数据库，用来存储2004年度的数据。在帐套管理器中新建年度的时候点保存软件自动会提示增加的数据库名称，SQL SERVER 后台数据库自动生成。工作组版和用ORACLE的需要手工配置后台数据库。年结后调整凭证问题？
　　每年审计时，各个企业可能要调整上一年的凭证。在软件中进入上一年的帐套中在凭证录入有个调整凭证录入窗口可以录入调整凭证，录进去的数据直接影响年底数据和下一年的期初数据。A34200升级后财务报告部门函数取数的问题？
　　A34200升级后，财务报告部门函数取数的时候，提示“部门代码不存在”，是由于A34200新增了部门数量功能，所以需要到财务报告基础设置里，系统默认函数点一下，然后再进入财务报告，修改具体的报表的部门函数取数公式（新版本参数改变）。权限新增信息限制控制功能？
　　在如何使用此功能之前，先介绍升级用户使用此功能必须先处理的步骤。
　　1、 安装新软件后，信息主管在DBCNT账套管理器进行版本升级，系统主要进行表结构的升级
　　2、 信息主管进入权限中心—控制台---系统数据维护，进行权限表的同步。
　　3、 信息主管将信息限制的权限分配给具体的操作员。---财务主管或者是给具体分管业务权限的主管。
　　4、 具体分管业务权限的人在权限中心进行信息限制的设置，包括限制的模块，限制的对象，以及限制的控制条件以及那些操作员将拥有限制的权限。限制域中限制方式为共享和独享的区别？
　　简单的说：共享就是可以被其他模块调用，而独享不可以被其他模块调用。比如：设定一个限制域，限制模块是基础数据，限制对象是客户，设定了客户代码为xxx，把这个限制域赋予具体的操作人员，如果设置为独享，只有在基础数据这个限制域生效，反之的话在采购销售模块中都生效。科目名称的显示风格设置？
　　凭证处理》凭证设置》凭证风格设置》科目名称风格显示可以设置不同的凭证科目显示方式。
　　可以显示各级科目也可只显示末级科目。凭证套打格式设置？
　　1、 凭证设置》打印格式设置选中自定义格式
　　2、 在套打格式中设置相应打印格式，打印选项设置中的纸张选择默认。
　　3、 在操作系统》开始》设置》打印机》选中相应的打印机在文件》服务器属性中创建新格式，把打印纸的长度，宽度属性维护进去。
　　4、 在打印机属性中打印首选项把该纸张选为默认纸张。 辅助计量单位和非标单位的不同设置？
　　辅助计量单位需要在系统管理功能》基础数据》基础数据初始》选项设置中起用辅助计量单位。可以在物料主文件维护中这个物料的标准单位和辅助计量单位并设置换算因子。
　　非标单位的设置是在基础数据计量单位中中设置好单位，再在标准计量单位上对应相应非标准单位，在物料主文件中某个物料用了这个有标准单位，就可以设置相应的非标单位。多栏明细帐导到EXCEL问题?
　　多栏明细帐导入到EXCEL时，只能导左半部门，右半部门不能导出。可以在明细帐》自定义多栏明细帐中设置多栏明细帐，然后以EXCEL导出就可以了。在总帐期末处理时发现总帐的往来科目余额和客户供应商中心不一致？
　　进总帐期末处理《数据检测》数据检测下在检测过程中自动修复错误。
　　客户供应商中心《单据管理》数据检测，检测一下数据，在检测过程中自动修复数据。年结后报表没有从上一年度结转？
　　年结后发现报表没有从上一年度复制过来，这是因为在年结过程中有个控制选项可以选择复制本年度报表到下一年度。解决办法是在报表处理中》传输》从上一年数据库中汇出，在新一年的数据库中汇入就行了。报表中附表号问题？
　　在报表系统中，增加相同报表类别的报表时，后增报表的序列号就自动按流水号排列，不能修改。当表间引用函数从有相同类别的报表中取数时：要注意报表复制到下个月的顺序，不然会使原先的表间引用函数取数不正确。客户中心报表函数计算问题？
　　现象：明客户科目如应收帐款科目下有余额合计数，但报表中却取不出来，
　　解决办法和步骤：
　　1、 进入到报表系统中的基础数据设置中的函数查询，点击如下图所示的“系统默认”按钮，再点击“是”，出现如下图提示，函数导入成功，
　　2、 但年初应收帐款栏内数值计算会出现出错提示，需要把该栏公式做如下修改：
“=CU_JQCYEHJ("1131",,1,,)”修改成“=CU_JQCYEHJ("1131",,,,1,,)才可以成功。
其余如预付帐款、应付帐款、预收帐款等栏内，年初取数公式都按照类似方法解决。收发累计数取数问题？
　　主营业务收支明细表中，如销售收入中累计发生数量，原取数公式一般是“=FLJSL("5101001001",,,,)”，但现在无法取到数值。
解决办法：公式需要相应修改成“=SLJSL("5101001001",,,,)”，才可以取到数值。 客户卡片清理？
　　客户卡片清理功能会自动把没有发生额的卡片自动清除出系统，此操作不可逆。帐龄分析操作说明？
　　一、 客户成批自动核销：
　　1、 进入客户中心中的应收单据中的“成批自动核销”，举例核销日期为6月30日，单据日期为6月30日，这里注意“单据日期“指的是需要核销的从初始化以前的未核销的或发生的开票和收款等的业务发生的日期。
　　2、注意：为维护系统数据的严密性和准确性，系统目前没有提供成批自动反核销功能。如果需要反核销，只能逐个单位逐个科目进行反核销，工作量非常大。所以请在成批核销前一定要认真检查上述核销选项是否无误。再点击“确认”按钮。最好，可以在进行成批核销前，进行数据备份。如果万一发生核销错误，可以把核销前的数据恢复回来，再重新进行。
　　3、当系统出现“应收账款核销结束“等字样时，表示成批核销工作完成，则可以进行下一步账龄分析工作了。
　　二、 账龄分析：
　　1、在客户中心中的账龄分析菜单下的账龄分析。
　　2、需要把合计金额为零或负数的单位剔除，则点击“其他”按钮后。
　　3、也可以自动生成坏帐准备计提凭证，在弹出的排序窗口中，左边是可选项，右边是已选项，将自己需要排序的字段从左边放到右边，明细账就会按该字段来排序了。

什么是ERP？
一个由 Gartner Group 开发的概念，描述下一代制造商业系统和制造资源计划（MRP II）软件。它将包含客户/服务架构，使用图形用户接口，应用开放系统制作。除了已有的标准功能，它还包括其它特性，如品质、过程运作管理、以及调整报告等。特别是，ERP采用的基础技术将同时给用户软件和硬件两方面的独立性从而更加容易升级。ERP的关键在于所有用户能够裁剪其应用，因而具有天然的易用性。
Gartner Group提出ERP具备的功能标准应包括四个方面:
1.超越MRPⅡ范围的集成功能
包括质量管理;试验室管理;流程作业管理;配方管理;产品数据管理;维护管理;管制报告和仓库管理。
2.支持混合方式的制造环境
包括既可支持离散又可支持流程的制造环境;按照面向对象的业务模型组合业务过程的能力和国际范围内的应用。
3.支持能动的监控能力,提高业务绩效
包括在整个企业内采用控制和工程方法;模拟功能;决策支持和用于生产及分析的图形能力。
4.支持开放的客户机/服务器计算环境
包括客户机/服务器体系结构;图形用户界面(GUI);计算机辅助设计工程(CASE),面向对象技术;使用SQL对关系数据库查询;内部集成的工程系统、商业系统、数据采集和外部集成 (EDI)。
ERP是对MRPⅡ的超越,从本质上看,ERP仍然是以MRPⅡ为核心,但在功能和技术上却超越了传统的MRPⅡ,它是以顾客驱动的、基于时间的、面向整个供应链管理的企业资源计划。
ERP应用成功的标志
ERP应用是否成功，原则地说，可以从以下几个方面加以衡量：
1． 系统运行集成化：
这是ERP应用成功在技术解决方案方面最基本的表现。ERP系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的软件系统，其核心管理思想就是实现对“供应链（Supply Chain）”的管理。软件的应用将跨越多个部门甚至多个企业。为了达到预期设定的应用目标，最基本的要求是系统能够运行起来，实现集成化应用，建立企业决策完善的数据体系和信息共享机制。
一般来说，如果ERP系统仅在财务部门应用，只能实现财务管理规范化、改善应收帐款和资金管理；仅在销售部门应用，只能加强和改善营销管理；仅在库存管理部门应用，只能帮助掌握存货信息；仅在生产部门应用只能辅助制定生产计划和物资需求计划。只有集成一体化运行起来，才有可能达到：
降低库存，提高资金利用率和控制经营风险；
控制产品生产成本，缩短产品生产周期；
提高产品质量和合格率；
减少财务坏帐、呆帐金额等。
这些目标能否真正达到，还要取决于企业业务流程重组的实施效果。
2． 业务流程合理化：
这是ERP应用成功在改善管理效率方面的体现。ERP应用成功的前提是必须对企业实施业务流程重组，因此，ERP应用成功也即意味着企业业务处理流程趋于合理化，并实现了ERP应用的以下几个最终目标：
企业竞争力得到大幅度提升；
企业面对市场的响应速度大大加快；
客户满意度显著改善。
3． 绩效监控动态化：
ERP的应用，将为企业提供丰富的管理信息。如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起到作用，是衡量ERP应用成功的另一个标志。在ERP系统完全投入实际运行后，企业应根据管理需要，利用ERP系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系，以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作，一般是在ERP系统实施完成后由企业设计完成。企业如未能利用ERP系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统，将意味着ERP系统应用没有完全成功。
4． 管理改善持续化：
随着ERP系统的应用和企业业务流程的合理化，企业管理水平将会明显提高。为了衡量企业管理水平的改善程度，可以依据管理咨询公司提供的企业管理评价指标体系对企业管理水平进行综合评价。评价过程本身并不是目的，为企业建立一个可以不断进行自我评价和不断改善管理的机制，才是真正目的。这也是ERP应用成功的一个经常不被人们重视的标志。