如何有效维持办公秩序

如何有效维持办公秩序

一． 5S管理规范
1. 整理：清除闲置物品
1.1办公桌面只摆放必须物品，不用物品及时入桌、柜，非必需物品及时处理掉；
1.2每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不必要（无效过期）
的，不必要的全部销毁，必要文件整理归档；
1.3定期对所辖区域的物品（个人物品、装饰品、文具、书籍等）、设备（电脑、电话、
打印机、传真机等）、空间（柜架、桌椅、储物柜等）盘点并清理。
2. 整顿：定置管理
2.1个人办公区域
2.1.1 保持个人办公区域桌面整洁，办公桌面以电脑、电话、茶杯、文件夹、正在使
用的文件、文具盒、台历、等办公必备用品为主，不得摆放其他与工作无关的
物品；
2.1.2 每张桌子限配一盆绿色植物，要定期清理干枯叶子，浇水养护；
2.1.3 文件架、文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；
2.1.4 人离开时座椅需调正，离开30分钟以上，应将桌面收拾干净，椅子应放回桌
洞内，关闭显示器电源；
2.1.5 外衣、手袋、雨具、鞋等私人物品挂放在规定位置，或收置在储物柜，严禁随
意放在办公桌、椅上，及外露于办公区域；
2.1.6 电脑线、网线、电话线束好有序放置，桌下不得堆积杂物；
2.1.7 垃圾桶统一放置于指定位置，套垃圾袋使用。
2.2文件、资料整顿
2.2.1 将正在使用文件分为“待处理”，“正在处理”，“已处理”三类放置，机密类文
件注意单独特殊存放；
2.2.2 根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，将不常用的办公文件和常
用的办公文件分别整理分类编号，整齐放入文件柜或文件筐；
2.2.3 电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要永久长期保存的，
应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；
2.2.4 各部门档案管理依照《档案管理制度》执行。
3. 清扫：检查和清扫灰尘/油污/垃圾
3.1个人办公区域
3.1.1 办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹；
3.1.2 电话要擦拭干净，整齐放于办公桌面，电话线要整齐有序，不凌乱；
3.1.3 文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹，柜内各种资料、票据分类整齐
存放，并根据资料内容统一标识；
3.1.4 地面干净，墙上不许乱贴，乱画，无灰尘、污迹。
3.2公用设备或其他清扫对象
3.2.1 传真机、打印机表面要保持洁净，打印纸张资料及时拿走，空白纸张放置整齐；
3.2.2 公共文件柜定期整理清扫，柜面保持洁净整齐，柜内资料分类存放。
4. 清洁：维持工作场所良好
4.1保持整洁，每天上班前对自己的卫生区进行清扫；
4.2下班前整理办公桌上的物品，放置整齐，公文、印章、票据、现金及贵重物品等须锁
入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开；
4.3植物保养：公共区域的植物由专职人员负责养护，办公桌附近的植物由个人负责养护；
4.4用餐必须在指定区域用餐，遵守公司用餐要求：
4.4.1 早餐：09:05后一律不得在办公室内进食早餐，桌面不得摆放面包、汤、粉、
袋装、盒装等早餐食品及包装物；
4.4.2 午餐：正常进餐时间为12:00-13:30，不可提前或延后用餐，如有特殊情况需
要提前或延后用餐，请向行政人事部报备；
4.4.3 晚餐：正常进餐时间为18:00后，不可提前用餐，如有特殊情况需要提前用餐，
请向行政人事部报备；
4.4.4 一次性饭盒仅提供给客户使用，有需求时须提前向行政人事部报备，本公司员
工自备用餐饭盒，有用餐需求时提前放入餐车，不用餐时自觉存放在非用餐区；
4.4.5 正常工作时间所食用零食，仅限水果、饼干、饮料类，其他类别限在用餐时间
或非工作时间食用。
4.5茶水间/洗手间清洁要求：
4.5.1 洗手台不可随手放置杂物，洗茶杯、碗筷、水果时注意隔离杂物，以防堵塞水
管，如因个人问题导致维修，维修费用将由相关责任人承担；
4.5.2 个人餐盒、洗洁精、抹布等洗洁用具使用后必须放回指定位置，不可遗留在洗
手台；
4.5.3 垃圾桶不允许出现溢装，垃圾桶装满四分之三时需要及时通知保洁人员更换垃
圾袋；
4.5.4 使用抹布、扫把、拖把、簸箕等清洁用具后整齐放置于卫生间内。
5. 素养：自律，提高个人修养
5.1保持良好精神面貌 上班穿适合办公场所的服装，仪容整洁庄重、典雅大方。
5.1.1 正常上班时间以商务装或衬衣类搭配为主，不得穿着过于随意、暴露（如低领
露背装、超短裤、超短裙、无领T恤、拖鞋、运动鞋）；
5.1.2 保持衣服整洁、得体，不准佩戴夸张、异类、过大的饰物及其他不适宜的装束
上班；
5.1.3 正常上班时间必须佩带工卡，头发保持整齐，洁净，女性适当化淡妆；
5.1.4 不符合以上着装规范者将被拒绝进入办公室，并记录考勤异常，当月违规达2
次者执行行政捐款。
5.2言谈举止文明有礼
5.2.1 日常沟通、交流使用“请，您好，谢谢，对不起” 等文明用语；
5.2.2 上班时间内不串岗、不聚众聊天，不大声喧哗、闲聊、玩游戏、睡觉、看与工
作无关的书报、浏览与工作无关网站等；
5.2.3 严禁随地吐痰、乱丢纸屑、乱倒食物，不得使用不文明语言和肢体动作；
5.2.4 参加会议或集体活动时，必须遵守纪律做到不迟到、不早退、不缺席；
5.2.5 除个人办公室、洗手间及大楼楼梯间外，其他公共办公区域内严禁吸烟；
5.2.6 不得擅自更改网络设置、安装使用各种软件、私自拆卸电脑，不得访问非法和
不健康网站；
5.2.7 办公大厅内午休限个人办公区域内，不得躺睡，拼椅，脚放座位上或台面上，
不可占用会议室、接待室等公共区域休息；
5.2.8 遵守保密纪律，不泄露公司机密。
5.3严格遵守考勤制度
5.3.1 准时上下班，工作时间外出须严格遵照公司外出管理规范，进行登记及报备，
如行政人事部进行人员考勤查核时，外出不在岗，又未办理外出登记手续者，
视为怠工、旷工；
5.3.2 下班后如无加班任务，不可逗留公司做与工作无关的事情；
5.3.3 工作期间不得饮酒，不得带酒精气味上班（接待公司客人的除外）；
5.3.4 补休、事假须提前1天向直属上司申请，特殊情况应在请假当日原定工作时间
开始1个小时内向直属上司申请，获得批准后方可休假，无申请手续或及时报
备者，视为旷工；
5.3.5 任何未提前申请或特殊报备的迟到，均不可作为补休进行调整，一律按实际迟
到情况，按《入职指引》考勤迟到情况处理；
二． 日常事务管理
1. 日常接待
1.1来访人员一律止步在前台及客户接待区域，未经总经办和行政人事部批准不可随意带
客户在办公区域逗留；
1.2接待来访客户应以主动、热情、礼貌为原则，落落大方，以礼相待；
1.3会议室、培训室使用后注意清理工作，做好桌椅归位，检查电源开关、门窗、空调等
是否已关好；
1.4来访接待流程：
前台询问来意→通知接待部门被访者→到前台或客户接待区会见→送客→整理会客场地
1.5快递、外卖等一律自行到前台签收。
2. 节约能耗
2.1夏季室内空调温度设置不得低于26℃，冬季室内空调温度设置不得高于20℃，各办
公区域（含会议室）在无人办公时，最后离开者应随手关闭空调；
2.2下班或离开办公室30分钟以上的，须关闭不使用的照明，电脑，空调，打印机等耗
电设备；
2.3饮水杯只供给客人使用，本公司员工应自备水杯；
2.4合理使用打印机、复印件等办公设备，及时清理打印/复印资料；
2.5爱护公司财产和设备，因浪费资源、遗失、故意或使用不当损坏公物者，使用人应予
以相应赔偿。
3. 办公卫生日
每月25日为“办公卫生日”，各部门在下班前1小时组织进行本部门区域的卫生清洁。