如何加强知识库的管理

如何加强知识库的管理

知识在创造或取得之暇，要有储存的地点，储存的目的一方面在使宝贵的知识得以保留下来，另一方面使大家有取得知识的管道。知识库的建构目的即在于此。
知识库的建立要注意以下几个方面： 专门的组织导入 为了获得完整的组织知识，在创建知识库时，组建专门的项目小组必要的。专门的项目小组通过对知识的鉴定、编选和组合，增添知识的价值，并使知识变得容易获得和使用。 强大的技术支持 知识库的建立不仅需要大量的人力、财力以外，还需要很多的信息技术支持。
知识库一般建立在企业的内部网络上，由安装在服务器上的一组软件构成。它能提供所需要的服务以及一些基本的安全措施和网络权限控制功能。员工可以在知识库中阅读公告和查找历史事件，寻找自己所需的知识资源。
内容翔实丰富 知识管理是要把各种各样的知识源囊括进来，包括从各种数据库，从互联网上的各个站点，从雇员们那里以及从合作伙伴们那里去得到知识的来源，在把知识从它们所在的地方提取出来的同时，还要进一步对它们加以发掘提炼，要通过它们与公司中其他信息的关系而付于它们更多的意义。
知识库的内容一般包括：公司的人力资源状况；公司内各部门、各地分公司的内部资料；公司历史上发生的重大事件等历史资料；有关会议、研讨、演讲等事件；公司内每个职位需要的技能和评价方法；保存企业及相关公司的产品、技术和服务信息。
公司客户的所有信息；公司的主要竞争对手及合作伙伴的详细资料：公司员工建议；研究文献和研究报告；有关的培训会议和先进理论；来自在线服务和Internet数据库服务系统的信息等等。 持续更新和维护 建立一个知识库和一个垃圾库往往只有一步之遥。处于瞬息万变的当代社会，没有不断的创新、不断的回顾、不断的更新，曾经的“知识”很快就会变成无用的垃圾，接踵而来的必然是整个系统的遗弃，也就是知识管理的失败。 知识库应提供较好的管理、维护功能，允许不同的用户建立新知识，及时将新的问题和答案放入知识库中。
作为知识库的使用者，他们的想法和建议对于知识库的持续改进是非常重要的。当然，不同用户的管理权限和知识的时效性应该是不同的。 使用简单易行 如果想让知识库成为学习的工具，那么它应该是容易进入和查询。
除了必须的口令和一些安全措施以外，知识库应该容易进入。用户不必要经过层层同意就可以进入其工作所需要的知识库中，否则就和及时学习背道而驰。
知识库应该是面向不同用户的，比如有的用户清楚的知道自己想问什么，而有的用户需要一点提示去发现他们真正的问题。知识库应该提供多种不同的结果搜寻方法，这样才能让用户愿意使用。 建立一流的知识库，并不是一蹴而就的事情，这需要组织长期的努力才能成功。