企业秘书心理的重要性

企业秘书心理的重要性

我国当前正处在一个大变革时期, 在社会转型、价值重建的大潮中,每个人的心灵都要承受来自社会各方的巨大压力, 他们被无处不在的竞争、选择、风险、挑战弄得焦灼不安,而生活方式的日益更新、各种新事物的纷纷出现又令他们眼花缭乱甚至不知所措。可见心理挫折已成为现代社会不容忽视的一大棘手问题。处于白领阶层的企业秘书人员因其角色地位的特殊性, 从事的是一种快节奏、高压力的工作, 由于事务的繁重和角色的复杂,其心理常处于紧张状态, 容易导致挫折感的产生。这种情绪和心态如果不能及时得到调适, 不仅不利于企业秘书工作的开展, 而且对个人的身心健康是极为有害的。 企业秘书心理挫折的预防对策 1.正确认识和对待挫折 人在遭遇挫折后, 心理上处于较严重的紧张状态。在这种状态下往往面临着态度上的两种性质不同的趋向: 一是消极的, 把挫折的责任完全归结为客观因素,表现出愤怒、憎恨、恐惧、痛苦、急躁等情绪。在这些情绪支配下, 易采取攻击、文饰、逃避、压抑、反向等消极的处理方法, 于己于人于社会都无益, 甚至产生危害。这是企业秘书人员应避免的态度。二是积极的, 冷静地控制由挫折导致的紧张情绪, 客观地分析导致挫折的原因, 在挫折中吸取教训, 并努力探索消除挫折的正确途径。经过积极的调整, 使自己保持心理上的平衡状态, 以积极的人生态度投入新的工作和生活。这是企业秘书人员化解心理挫折的应有态度。 2. 积极加强自身的性格修养 性格是指人对现实稳定的态度和行为方式, 它是各种心理特征的完整组合, 是个性心理特征最重要的方面。办公室文秘人员的性格是其心理素质中的核心部分, 对于提高个体的受挫能力具有重要作用, 因而一些欧美国家要求办公室文秘人员“性格完美”。就我国的国情和办公室文秘工作实践来看, 办公室文秘人员的性格必须有多方面的良好特征, 如乐观热情而不轻佻, 敏捷灵活而不冒失, 稳健从容而不矜持, 坚毅执著而不固执, 风趣幽默而不刻薄, 自制自律而不拘谨。另外, 人的性格具有不同的类型, 主要有两种性格: 一是外向型性格, 特点是活泼、好运、开朗； 二是内向型性格, 特点是沉稳、安静、含蓄。两种性格各有所长, 前者敏捷、果断、爽朗、善于交际； 后者沉着、冷静、稳重、善于独立思考。对于企业文秘人员来说, 以兼采两之长,具有内、外倾向型双重性格为宜。 3. 努力建立良好的人际关系 任何一个管理者或经营者, 必定都是在复杂的人际关系中工作。诚然, 企业秘书有其庞杂的人际关系。企业秘书职业的特点决定了企业秘书始终处于各种矛盾、各种关系的中心地带。因此, 企业秘书想要避免职业带来的人际交往的庸俗化倾向就要保持良好的人际关系。人际关系是职业生涯中一个非常重要的课题, 特别对于中大公司企业的职业人士来说良好的人际关系是舒心工作的必要条件。人际关系的构建可以从以下几个方面着手: 对上司, 先尊重后磨合, 如要让上司接纳你及你的观点, 就应在尊重的氛围里, 有礼有节、有分寸地磨合； 对同事, 多理解慎支持, 在与同事发生误解和争执时, 要学会换位思考, 理解对方的处境, 千万别情绪化, 对待工作要热情, 同事之间要慎重支持, 互帮互助； 对下属, 多帮助细聆听, 帮助下属, 其实是帮助自己, 因为员工们的积极性发挥得愈好, 工作就会完成得愈出色, 也让你自己获得了更多的尊重, 而聆听为准确反馈信息又提供了详实的依据； 对竞争对手, 要胸怀宽广,微笑相待, 当你超过对手时, 没必要蔑视； 当对手在你之上时, 也不必存心找茬, 这样才能静下心来把手中的工作做得更好。 4. 不断完善自身的智能结构 企业秘书人员工作和生活中的挫折, 往往是因为自己知识、能力有所欠缺而确立的目标又太高造成的。企业秘书承担为领导决策服务、办文办会、督办检查、综合协调、信息反馈等各项职责, 要求企业秘书人员不断完善智能结构, 才能有效地承担和完成上述各项岗位任务, 保证工作质量, 避免由知识、能力的因素造成工作上的失误,减少挫折感, 不断获得自我成就激励。 因此, 秘书人员要不断给自己充电,树立学习意识, 除专业知识外, 企业秘书还应掌握外语、计算机、企业管理、生产工艺流程、经济、法律等方面的广博知识, 与此同时, 还应不断提高接受能力、管理能力、办事能力、应变能力、操作能力等综合能力, 在文字、调研、协调、公关等方面样样出色, 不能有明显缺陷。 5. 了解、掌握自我调节的有效方法 面对挫折等心理障碍时, 了解和掌握心理调节的有关方法, 对秘书工作和秘书人员的身心健康都有着积极的意义。企业秘书人员在遭遇挫折后进行自我调解的积极方法主要有: ①亡羊补牢。工作上有了失误、疏漏, 要及时分析原因, 采取妥善办法予以弥补, 努力减轻不利影响或损失。这样容易获得他人的谅解, 从而减轻由挫折导致的心理压力。②积极转移。在一项工作上出现了失误, 如果无办法弥补, 就全身心投入并出色地做好另一项工作, 从而尽快解脱前项工作失误带来的挫折感。③自我撤离。身为文字企业秘书却不擅长公文写作, 每每费尽辛苦成文, 质量却屡不过关。这样就应主动争取改做适应自己能力特点的其它工作, 在新的工作的成功中, 自然能解脱以往挫折造成的苦恼。④主动释疑。遇到他人的误解和偏见时, 自己应积极主动地采取适当方式加以解除。