如何追求时间效率化？

如何追求时间效率化？

“追求进间效率化”，是美国银行家劳特的信条，在他看来，“向效率要时间”，就是说，较高的工作效率可以争取到较多的时间，而信守此条，则是高效工作的优秀习惯。
相反，浪费或者不善于安排时间，会出现工作效率低下的现象。可见，时间与效率是相辅相成的。下面介绍一下，优秀的员工如何利用有限的时间去完成更多的工作。要清楚准时完成任务的重要性。
作为一个能干的员工，对大量不成文的“规则”，就是一般老板认为员工“想当然”会遵行的事，应该清楚。
你的任务是要在指定时间内完成工作，老板最不喜欢下属凡事都找借口。认真完成每一份差事，别等他人来提醒你，尤其是那些职位比你高的人。
若公司是采用流水作业制度的话，那么当同事将完成了一部分的工作交给你接手时，可要小心检查一遍，一旦有错误，请对方先整好，同时要清楚了解你需要完成的那一部分。遇到难题时，最好自己来解决，或请教同事，最好不要将问题带到老板面前。
如果你的权力不足以解决问题，你向老板报告时，就提出自己的意见吧，让他知道你具有随机应变的能力。再者，不要在办公室树敌，在决定某件事情是否值得争取前，先考虑它对工作的影响，造成的损害是暂时的还是长期的？值得因此而与对方作对吗？你有必胜的把握吗？还有，不要在公共场所高声谈论公司业务，就是在私底下，也不可以故意透露业务方针。
面对堆积如山的工作，你可能感到心情烦闷，情绪紧张，无法摆脱工作的阴影，就算与朋友一起饮茶聊天，也不会开怀大笑。你可能埋怨说：“我的工作能力太差，事情总是不能做完，反而日渐累积起来。”实际上每个人的办事能力都差不多，关键在于他们怎样处理事情，若你想用最少的时间，发挥最大的工作效率，你必须注意下列各点：
（1）为每件工作定下最后完成的时间，除非在很特别的情况下，不然不要拖延。
（2）对于不是自己分内的工作，坚决地说个“不”字。
（3）如果你整天的工作排得满满的，应该把一些必须马上完成的事情抽出来，专心处理。
（4）假如你觉得自己的心情不好，应先放下工作，让自己有松弛的机会，待心情好转时再投入工作。
（5）中午时间，不要安排太多的会议，你可以利用早餐时间会见客户，尽量利用每一个机会。
（6）若你能用电话直接处理事务，就不要浪费时间写信。
（7）把文件整齐排列，你不需费时找寻资料报告。
最高的工作效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤：
定时整理档案。记忆力再好的人也不能将所有东西永远记住，因此档案是非常重要的。若你的部门本身不重视，或你已有秘书代劳，那奉劝你应设一个私人档案柜，帮助记忆，也利于有需要时翻阅。
手袋里必备备忘录。工作忙碌的时候，你呆在办公室里，或经常外出，无论大小约会、有关事项，最好用笔记下来，办好的就删掉一些，每天翻看，确保万无一失。
不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次，因为许多事情是需要立即进行的，不应搁置，一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时，应立刻分类，可以丢弃的、应该人档案的，或者编人办事日历……工作就会一天天顺畅的进行了。
刚刚工作的人，终日埋在文件堆里，却发觉根本没有完成任何大文件。
那么请坐下来检讨一下，并不是你的工作能力有问题，只因为能力根本没有发挥。若你的组织能力欠佳，所以被琐事围困着，请你参考以下的方法：
买一本小型的记事簿，最好小到可以放到口袋里去，在开会、午饭甚至坐车时，只要想起一些工作上的细节、意念或行动，都要立即记下来，每天晚上睡觉前，重新温习一下，按事情的重要性编排成第二天的工作顺序表。第二天，你就可以按本子办事了。
其次，使你烦扰的比如日常的报告、备忘、信件和刊物等，它们一般会堆积在你的周围，使你感到烦闷，何不尝试以下的办法：
每一张经过你办公桌的纸张，只能有四种命运——丢掉它、送给另一位同事、存人档案或立即行动。
那么你的办公桌才得以好好的清理，你才能专心做应该做的工作。将计划变成事实是有法可依的。首先你要清楚你要得到怎样的成果，并反问：这目标是否切合实际？对公司有没有好处？
对你的前途有没有影响？答案不是负面的，就是说你选对了。接着找到适合人选，或许你有许多同事，可是每个人都有其长处，且一个任务并不需要所有人都去做，择人而委任才是有效的方法。
目标鲜明，又有恰当人选，下一步就是清楚地让执行者知道你的要求，让他正确地朝目标迈进，并让他多提出建议，尤其是工作时遇到什么困难时，好灵活地有所改动，迎合需要。制订行动进度表，能使你有系统地了解整个计划，那是累积经验的好办法，请别忘了考虑一下其他的成果，做到一举数得，才是真正好的计划。
根据进度表，虽然小节不需你操心，但了解全盘情况则是你的责任。还有，请考虑各个方面的反映，对执行者的表现表示一下欣赏。一件任务的成功，是不可能只归功于你一个人的！要防止文件堆积，你需要在收到文件的当时，马上决定其“去向”，当所有文件“归其所属”，办起事来才会容易，并且不会遗漏了。
比如，把文件分成两类：
第一类是可以立即抛掉的。若你是那种稳健人物，未行动前，可以问问自己：“扔掉这份文件，最坏的结果是什么？其他部门有副本吗？若再有需要，可以找回这个信息吗？”有了答案，你就清楚怎样去做了。而某些与你没有直接关系的文件，赶快把它转交有关部门或同事。
第二类是要立即处理的文件，将它们全部放到“待处理”的文件架，不要扔在办公桌上，不然容易出错。同时无论多忙，应花时间去一一“招呼”它。有些文件要保留，以便将来翻查它，若你暂时没有时间，也要把它放人注明“资料”的文件架上。平时要联系的人，如老板、秘书、客户等，先设计一系列的文件夹，将与他们有关的文件放人，准备随时取用。
你若想要在事业上发展顺利，得到老板的信任，委以重任，你就要有出色的工作表现，并达到事半功倍的效果，表现过人的魄力。
若老板交给你的不是普通的工作，而是对公司日后发展举足轻重的研究计划，你必须专心处理一切事务，把握时间，按时完成老板交给你的任务。
怎样才能在短促的时间内，把工作做得最好？
（1）不管你面对的工作怎样艰巨，你都保持心平气和，集中精力，把自己需要完成的事情，都记录下来。
（2）把整件工作划分为几个独立完成的部分，每个部分又分成多个容易解决的步骤，使工作变得有条理，方便自己着手进行。
（3）每天为自己制订出先完成的工作目标，并且分先后次序，一切依照计划进行。
（4）把较为复杂又艰巨的工作，放在最先完成，这样可帮助你减轻工作的压力，发挥你的潜能。
（5）把你已经完成的步骤写下来，再看看你还有什么需要改进的地方。
（6）为每一个独立步骤定下最后完成的期限，不论在什么情况下，都不要让自己拖慢工作的进度。
（7）不要只顾工作，忘了常反省一下，要知道自己一味埋头苦干，会连走失方向也不知道。