采购的组织过程及业务流程

随着信息技术的迅猛发展，企业之间的竞争日益激烈，并对持续获利能力的需求逐步增大，目前许多领先企业已经将优秀的采购管理视为竞争优势的动力。采购过程的巨大变化，使得传统的采购管理流程和采购工具已变得力不从心。如何用完善又规范的采购管理流程的来贯穿采购的各个环节，从而改善成本结构，是当下众多企业亟待解决的问题。

在传统采购过程中，企业仍以订货会、供需见面会等为采购原材料的主要方法，不仅花费大量的人、财、物力，而且还导致采购供应双方不能进行有效的信息沟通，使得采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关的质量控制活动。同时，由于缺乏合作与协调，在解决日常问题上，没有更多的时间用来做长期性预测与计划工作，也不能根据市场变化来及时的调整采购策略，如增加或减少库存等，从而增加了采购过程中的不确定因素。

而在电子商务模式下，企业可以通过互联网快捷地在众多的供应商中找到适合的合作伙伴，并及时了解供应商的产品信息，如价格、交货期、库存等，并可以获得较低的价格。当今世界，企业间的竞争已经发展为供应链与供应链之间的竞争，这就要求供需双方建立起信息共享的合作关系。而电子化采购模式不仅对传统的业务流程进行了优化，而且还建立了一套标准的流程，以此规范采购市场，采购方可以及时将数量、质量、服务、交货期等信息通过商务网站传送给供应方，并根据生产需求及时调整采购计划，使供方严格按要求提供产品与服务，实现准时化采购和生产，大大减少了采购过程的随意性，实现采购管理向供应链管理的转变。

目前，已经有不少企业借助第三方采购管理平台，发布采购信息，或主动在网上寻找供应商、寻找产品，然后通过网上洽谈、比价、网上竞价，实现电子采购管理一体化。有资料显示，使用电子采购管理平台进行物资采购，可以有效的规范企业采购流程。必联采购网作为服务于企事业单位采购管理的第三方服务平台，对采购询价、供应商报价、确定供应商、确定价格等传统采购业务进行改造，实现了采购流程的统一。它将订单、采购方案、合同等采购关键环节固定在系统中，实现了采购过程的公开，同时，询报价信息、审批信息也保存在系统中，让各级经过授权的管理人员都可以随时查阅，实现了采购的全程跟踪，以及数据的永久保存。

必联采购网的主要客户也都从中受益匪浅，山东新华3年来，在各供应商的大力支持和密切配合下，其物资采购电子商务网实现了大幅跨越式发展。网上采购成交金额快速上涨，截至2008年底，公司在必联采购网上累计成交7.5亿多元，网上采购物资品种也从最初的2大类80多品种扩大到现在的6大类约1万品种，供应商用户从120家发展到400多家。这种采购模式的变化，完善了采购业务，规范了采购流程，也加速了企业的资金扭转速度，由此成为采购与供应链管理的基础和关键。