如何正确管理时间

如何正确管理时间

一、合理分类
　　管理者虽然要处理的事情很多，但处理各项工作所需的时间分布是不均匀的。可以利用时间管理ABC分类法来进行合理分类。
　　时间管理ABC分类法是根据“关键的少数，次要的多数”这一普遍规律，按工作的重要性来进行分类管理、重点控制的时间运筹管理方法。它的具体做法是：
　　1、列出工作清单，确定ABC三类工作
　　管理者应把自己的工作看成一个有机的整体，然后分析每项工作在系统中的作用。在分析时，可以提三个问题：
　　能不能取消它？
　　能不能与其他工作合并？
　　能个能用简便的方法来代替？
　　经过这一过程后，再根据工作的重要性、关键性、迫切性和有效性分为ABC三类。确定了ABC三类工作后，要找出关键性的工作，排出工作顺序。
　　①A类是最重要、最迫切、会产生重要效果和影响的工作，管理者对这类工作应当确信：必须做好，现在必须做，必须亲自做。这类工作只占总工作数量的20%—30%，但必须花费60%—80%的时间去完成。
　　②B类是比较紧要和迫切，但无太严重后果和影响的工作。这类工作最好由自己去做，也可委托别人去办。这类工作占总工作量的30%—40%，所花费的时间一般应控制在20%—40%。
　　③C类是无关紧要、不迫切、影响小、无严重后果的工作，可以不做或交由别人去处理。这类工作虽占总工作量的40%—50%，但要尽量把时间控制在零。<②按照工作类别填写ABC分类表
　　管理人员要根据工作类别、工作项目、预分配时间等内容填写ABC分类表。
　　2、实施
　　对于A类工作应该全力以赴的投入，做到专心致至，直到最后完成取得成果之后，时间管理再转入B类工作。C类工作能减则减，如有必要可将其纳入B类。这样就减少了许多次要的、无成果的工作，同时也避免了时间的浪费。
　　二、工作计划化
　　从外表看，管理者的共同特点是“忙”。但有的人“忙”在了点子上，而有的则不然，往往抓了芝麻，丢了西瓜，其原因就是工作没有计划，没有程序，碰到什么就干什么。
　　在现代复杂多变的管理工作中，任何工作都必须有计划、有程序。应将每天的工作按其重要性和紧迫性的顺序编号，但一定要注意，最重要的不一定最紧迫；而最紧迫的不一定最重要，只有二者同时具备，才可列入第一顺序。
　　同样，每周应有每周的计划，每月应有每月的计划，工作也就分出了轻重缓急。由于首先干的是最重要最紧迫的工作，因而，工作效率也会大大提高。
　　三、排除时间干扰
　　善于巧妙的排除各种时间干扰，集中时间和精力从事最重要的工作，也是管理者运筹时间的重要内容之一。干扰来自主观和客观两个方面。
　　1、从主观方面来讲，就是管理者自己分散了精力，精神不能集中。时间管理如正在思考某一重要问题时，头脑中突然浮现对另一问题的想法，或者灵机一动，相出了对另外问题的好主意。这时，你就应该迅速的排除干扰。可将临时出现的想法、主意的主要内容马上记录下来，等做完自己当前所从事的主要工作后，再接着思考，分析比较，以便充分发展自己的思想。为了防止出现干扰现象，你在思考重要问题前，要首先处理掉可能分散精力的工作。此外，可以预先限定某项工作的完成时间，也有助于排除干扰，集中精力。只有定下何时完成的时间目标，将自己全部投入到工作中去，引起一种精神上的兴奋和紧迫感，才能排除各种干扰，争取时间。
　　2、从客观方面来讲，干扰的来源比较多，但主要来自三个方面。时间管理首先是来自上级的干扰。正当你在聚精会神的从事某一工作时，上级突然通知你必须完成另外的工作，这会使你原来的工作被迫中断，以后又重新干，浪费了宝贵的时间。其次是下级的干扰。下级有事必须向上级请示，这往往会干扰上级管理者的时间。再次是来自来访者的干扰。作为一个管理者，必定会有人来拜访你。只要来拜访你，不管是什么人，必定都有其理由或事情，不接待当然是不行的。但那些芝麻小事或者开口千言，离题万里的拜访者，毫无疑问会干扰你的时间安排，破坏你的工作和生活节奏，因此这类拜访是必须尽量减少的。