收文处理环节,秘书收文和发文的具体流程是什么？

收文处理环节,秘书收文和发文的具体流程是什么？

公文处理工作中的发文办理包括收文、校核、审批、缮印、分发等若干环节。其中，收文看似简单，但却是可能影响到整个发文办理流程质量与效率的一个关键环节。例如，如果收文时没有把握好行文的合理性，有可能导致整个文件办理过程全部推倒重来；在收文过程锭如果对附件等要素是否齐全审查不细，就可能导致文件办理时间延长，等等。那么，应当如何切实做好发文办理中的收文工作呢？结合工作实际，笔者认为，做到以下四个“明确”，对于开好发文办理中“收文”这个头，无疑大有裨益。
一、明确为何发文
即在收文阶段要弄清楚发文的依据，明白哪些文该发、哪些文不该发，并作出相应处理。一般而言，发文依据包括这样一些方面：
（一）经由重要会议通过。如各类全会、常委会、常务会、级别较高的专题会等，这些会后一般都会形成规范的会议纪要，并在其中对有关发文事项进行明确，因而是重要的行文依据。
（二）经由相关领导批示。这有可能是相关职能部门报请领导批示同意发文，或有关领导主动作出的发文指示。领导就发文形式和办法作出的批示，一般可作为行文依据。
（三）其他已产生效力的文件中作出的行文规定。如，在已经下发的某一意见中，作出了随后成立某临时机构的决定，则在按编制管理有关规定履行完程序后，即可就成立该临时机构行文；另外，上级文件中明确要求下级单位制定贯彻落实意见或上报有关情况的，可作为下级机关相应的行文依据。
（四）按惯例周期性下发某一类文件。如一些地方党委、政府或职能部门每年定期下发的年度工作要点，每年“八一”节、元旦、春节前下发的关于“双拥”工作、送温暖工作等方面的文件，均属于这类文件。只要这类文件内容按程序经过审批或讨论通过，即可进入行文程序。
（五）有关内容已按法定程序办理，但需以正式文件形式作为载体表现的。如关于人事任免的通知、关于表彰事项的决定等，即属这类文件。
（六）除上述情况外，根据实际情况，确有必要就某一方面工作行文的其他情况。这需要秘书部门结合各地区、各部门、各单位实际，进行深入研究、灵活把握，进一步形成相关制度。
二、明确如何收文
笔者认为，只要来文是按正规途径、正常方式报送，无论是否适合行文，均应以适当方式进行受理。具体又分为两种情况：
（一）对于暂不满足行文要求的，可采取灵活方式进行处理。秘书部门首先可根据相关制度规定与来文单位进行口头沟通，有理有据地解释来文暂不适合印发的理由，力争取得理解，由来文部门自愿收回来文，待补齐有关要件或作出修改后再报送行文；若与来文部门不能协商达成一致意见，则应先接收登记来文，待进一步研究后按程序进行处理。
（二）对于符合行文要求的，在收文时则应注意把握好这样几个方面。一是“查”，即检查发文依据、各类附件、参考材料等是否齐全。二是“审”，即大致审阅来文内容，看来文是否与会议纪要、领导批示等有不一致之处，是否存在明显缺漏，是否有尚需协调解决的事项等。三是“问”，即向来文单位询问与文件有关的各类信息，如是否按要求进行了会商或征求了有关部门意见，是否按照会议要求或领导批示作了进一步的修改，该文在时限、范围等方面有何特殊要求等。四是“登”，登记是收文的一个重要步骤，登记的内容包括前期情况、特殊事项、行文范围、来文单位、联系人、联系方式等，一般来说，登记越详细，对于之后进行的文件校核越有利。
三、明确收文后如何妥善处理
根据所接收来文的不同情况，应采取不同措施进行处理：
（一）对暂不符合行文要求的来文，在收文后应结合公文处理有关规定及惯例进行认真研究，就是否适合行文提出拟办意见，报领导阅示，并根据领导指示精神作出相应处......余下全文>>