企业档案管理实施办法

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现决策科学化的重要依据。为使各部门认真做好档案管理工作，特制定本方法。

一、档案范围：

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

二、档案分类及编号：

1、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

（1）行政类

（2）财务类

（3）人事类

（4）业务类

（5）工程类

（6）拓展类

2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三条第二款。

3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。归档后须填写《档案管理登记表》。

三、机要档案：

1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

2、划分标准：

绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在30万元以上的重大合同。

机密档案包括：

（1）财务资料；

（2）公司重要会议纪要；

（3）公司经营情况；

（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；

（5）技术资料；

（6）金额在5万-30万元的合同。

秘密档案包括：

（1）重要项目资料；

（2）项目合同协议。

四、档案装订：

1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

五、保存期限：

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

1、永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会、监事会会议纪要；（4）公司证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）公司年度经营计划；（8）公司年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。

2、十年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。

4、一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；（3）完结后无长期保存必要文书。

5、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

六、保管部门：

1、财务专项机要档案由财务部负责保管。

2、人事专项机要档案由总经办负责保管。

3、股东会、董事会等资料由总经办负责保管。

4、各部门均应指定兼职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，保管档案的人员变动应及时通知总经办，部门档案在规定时间移交总经办档案管理人员保管。

七、档案移交：

1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

2、公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

3、合同协议应在签订之日移交总经办。

4、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

5、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。

6、档案移交须填写《档案移交清册》。

7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。

八、档案调阅：

1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。

2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办核准，但仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。

3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

九、档案销毁：

1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。

5、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。

6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

十、其他：

1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

2、在收集档案资料时，传真件应复印后留存，避免日后字迹模糊。

3、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

4、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

5、公司重要证件、资质、执照等资料，涉及新申请、年检、换发证等有关事宜，具体由财务外办事人员负责。

6、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

在比较完善的管理办法基础上增加就是！

呵呵

就是的档案管理嘛

这个是迎合ISO来实施的

看看就明白啦