非受控文件是什么意思,什么是受控文件？

非受控文件是什么意思,什么是受控文件？

一、文件受控
受控文件在 GB/T19000-2000、GB/T19001-2000以及 GB/T19023-2003等标准中没有明确的定义，这些标准中只提到文件控制的概念，因而关于受控文件的说法各不相同。
一种观点认为：受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改，对通过其他渠道收集或由特殊渠道提供的外来文件，都可视为非受控文件。
另一种观点则认为，外来文件也是受控文件。
笔者赞同第一种观点。
从 GB/T19023-2003 标准 6.5 条款可知：用于投标、顾客非现场使用及其他特殊发放的文件，不弗求对其更改进行控制，对此类文件应作为非受控文件明确标识。由此可见，非受控文件的重要特征是此类文件不要求对其更改进行控制，其含义有两点：
其一，对更改进行控制既没有必要，也没有意义。如生产计划、质量月报、与季节有关的作业指导书等，此类文件是有时效性的，到期自动作废，不必回收，更没必要对其内容进行更改控制。
其二，组织无权进行更改控制。如国家的法律法规、标准及设备仪器的说明书、手册等文件，组织只能进行标识、分发和控制使用，并及时跟踪相关文件的最新版本。
GB/19023-2003 标准6.5条款的“注”指出，如果没有对此类文件实施有效的控制，可能会造成作废文件的误用。可见，对非受控文件也必须进行有效控制，以避免作废文件的误用，只是其内容可不实施更改控制。组织对文件的控制体现在许多方面，而不仅仅在于控制其更改，非受控文件并不是不需要进行控制的文件。受控文件的重要特征是组织能够对其内容进行更改控制。
受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改。对于外来识别后需要列入体系的文件，组织一般只进行识别、控制、分发和保存，并跟踪外来文件的版本更新。这些是对文件的控制，但不能说该文件受控。