采购单格式与流程

采购单格式与流程

1. 工作目标1.1 订单及时完成率:来货总数/计划总数 >98%1.2 批量退货率: 退货总批数/来货总批数<1%1.3 成本下降率: (原价格-现价格 )/原价格>5% (外界因素除外)2. 部门建设2.1 人员招聘： 采购员3名（内招2名）2.2 业务培训： 业务技能技巧，素质的培养(1次/月)2.3 周例会: 每周由经理或主管主持召开会议,总结上周工作情况及安排下周工作计划;3. 部门职责3.1 采购部门职责有：3.1.1.分析公司原材料市场品质，价格等行情；3. 1. 2.开发新的供应商，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握；3.1.3.与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商资料；3. 1. 4.要求供应商送样，报价，议价和评估做出比较；3. 1. 5.掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势加以分析并控制成本并根据价格走势建议物控部门适当加大或减小库存量；3. 1. 6.对供应商进行定期考核并与合格供应商签订供需协议（内容包括：质量，价格，交期，付款方式等）；3. 1. 7.对生产物料订购情况进行监控，对在物料订购中出现与供需协议不符的问题与供应商协商并与以解决；3. 1. 8. 对物料订购过程中所有数据记录并进行分析以便及时调整各项内容；3.1.9.对呆废料的预防与处理；3.2. 采购部主管的工作职责：3.2.1. 新产品，新材料供应商的寻找，资料收集及开发工作；3.2.2. 对新供应商品质体系状况（产能，设备，交期，技术，品质等）的评估与认证，以保证供应商的优良性；3.2.3. 对供应商进行比价，议价谈判工作；3.2.4 对旧供应商的价格，产能，品质，交期的审核工作，以确定原供应商的平稳供货能力。3.2.5 及时跟踪掌握原材料的市场价格行情变化和品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。3.2.6 采购计划的编排，物料之订购及交期控制。3.2.7.部门员工的管理培训工作。3.2.8.与供应商以及其他部门的沟通协调等。3.3.采购员的工作职责：3.3.1 协助主管对原材料采购渠道的搜集。3.3.2.市场行情，供应商评估数据的统计与分析。3.3.3.原材料的估价，供应商样板的初步确认，替代材料的搜寻等。3.3.4.与技术，品质部门以及供应商有关技术，品质问题的沟通与协调。3.3.5.订购单的下达，物料交期的控制。3.3.6.物料市场行情的调查。3.3.7.查证进料的品质和数量以及异常处理。3.3.8.各种采购单据与报表的收集，整理与统计。3.3.9.协助仓库对不合格物料的退货处理。3.3.10.协助财务对单付款。4. 组织结构图（附件一）5. 工作程流5.1. 供应商评估流程5.1.1. 供应商初选5.1.1.1.采购部采购员根据本公司所用的原辅材料情况结合市场供方信息，初步选择几家信誉好的生产厂家作为候选供应商。5.1.1.2.采购部采购员向侯选供应商发出《供应商调查表》并请供应商提供样品及价格表。5.1.1.3.质检部根据原辅材料采购的质量标准对样品进行检测，并出具《来料检查报告》。5.1.1.4.对新物料开发部根据原材料采购标准对样板进行确认并出具《新物料确认函》。5.1.2. 供应商的调查采购部采购员通过对供应商的实地调查、听取介绍等方式，了解供应商的经营理念、质量管理、技术水平、供货能力等情况，根据调查结果填写《供应商调查表》。5.1.3. 供应商产品的试用、跟踪、检测5.1.3.1.采购部采购员要求候选供应商提供少量的样品做检测与生产试用，并在样品包装上作好“试用”标识。5.1.3.2.质检部对“试用”样品进行现场跟踪检测，了解其质量情况。5.1.4. 供应商的选定采购部经理组织采购部、质检部依据供应商以及采购部填写的两份《供应商调查表》、质检部的《来料检查报告》填写《供应商评估报告》，确定合格后，将其列入《合格供应商名单》。5.1.5. 合格供应商档案的建立 采购部采购员根据自己采购的产品所对应的供应商，填写《供应商基本资料表》，并将评定的有关资料归类整理，建立合格供应商档案，并统一妥善保存。5.1.6. 合格供应商的督评5.1.6.1.在实施供货过程中，当质量有问题时，质检部随时给供应商发出《来料不良改善通知单》，每个季度对各个供应商进行督评，并填写《合格供应商季评价记录》。5.1.6.2.每年由质检部会同采购部对供应商历次供货情况进行评定，内容包括：材料的质量状况（质量适应性）、价格的合理性（适价）、交货数量的准确性（适量）、交货的及时性（适时）等。5.1.6.3.将督评情况填入《供应商评估报告》中，并报采购部经理审批。5.1.6.4.符合标准的继续作为公司的合格供应商，对不符合标准的列为观察供应商限期改进或取消其合格供应商资格。并对《合格供应商名单》进行修订。5.2. 询价作业流程5.2.1. 对每种新品种物料首先确定产品的质量标准，初步制订出产品的下限价格和上限价格，如是新产品应对其进行成本核算。5.2.2. 对于供应商提供的新样品或替代物料，要多渠道了解该物料的市场行情。5.2.3. 对新物料，应该送给3家厂商或代理报价，确定质量、价格、交货期最合适的为该物料的供应商5.2.4. 对于供应商提供的新样品，也必须到2家以上做同类产品的生产商了解价格情况，摸清该产品的成本价格，然后决定该产品的采购价格。5.2.5. 采购部采购人员必须将每款新产品的价格组成（原料成本、生产成本、利润等）形成文件记录的形式报采购部经理审核存档。5.2.6. 各采购部采购人员必须详细的记录每批来料的价格、数量、日期、供应商名称以及出货情况等数据资料。由采购部主管整理汇总,随时检查,监督完成和实施。5.3. 采购部主管工作流程5.3.1. 接收计划部下发的采购计划（以书面计划为准）。5.3.2. 分解计划(输入到各自的文档里，并通知相应采购员)。5.3.3. 采购货物的督查，了解到货时间和到货数量。5.3.4. 协助采购员对在生产过程中出现的问题及时解决，解决不了的上报经理。5.3.5. 对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确保原供应商的稳定供货能力。5.3.6. 对每个供应商的季评。5.3.7. 协助各个采购部采购员完成购采购任务。5.3.8. 与供应商和以及各个部门的沟通协调。5.4. 采购部工作流程5.4.1. 采购部采购人员接到采购通知后，认真的核对采购内容，并及时查看相关文档5.4.2. 查询供应商资料,结合采购记录选定合格供应商。5.4.3. 拟制《采购合约书》，自检无误后上报经理批准，然后向供应商发出合约书，要求供方回签后方可生效。5.4.4.新产品必须先送样，由技术部、质检部鉴定检测，当其技术指标合格，质量状况达到标准，上报经理批准后，才可订货。5.4.5.《采购合同》应发给仓库一份，以便仓库收货时核对。5.4.6.交货前必须对货物的生产情况及交货日期进行再次确认，当出现少交或推迟交货时应该及时通知生产部。5.4.7.货物到厂后及时交质检部检验，确定产品的合格和不合格，对不合格，特采或不合格退货的批量产品，必须及时通知供应商，说明理由，协商改进或补货。5.4.8.对到厂合格的产品，要及时通知生产部。5.4.9.整理清单，及时处理退货问题（有扣款情况及时通知财务部）如没问题并通知财务按照合同上的付款方式进行付款。5.4.10. 流程图5.4.11.合格供应商确定流程图 （附件二）5.4.12.采购部采购流程图 （附件三）5.4.13.供应商的开发与考核流程图 （附件四）5.4.14.采购主管工作流程 (附件五)5.4.15.采购员工作流程 （附件六）6.相关文件和质量记录《采购合约书》 《采购合同》 《来料不良改善通知单》《合格供应商季评价记录》 《供应商评估报告》 《合格供应商名单》《供应商基本资料表》 《供应商调查表》 《来料检查报告》《新物料样品确认函》