浅谈如何加强合同管理，降低项目成本

浅谈如何加强合同管理，降低项目成本

一、增强合同风险防范意识
在项目管理中，没有风险的合同是绝对没有的。过去，企业在合同谈判和签订中，由于合同风险防范意识不强，而对合同条款分析、审核不严，掉入一些合同陷阱，给企业造成了难以挽回的损失。为此，必须增强合同风险防范意识，从以下两个方面去防范合同风险：
（一）合同签订风险
1．认真分析合同条款，看合同条款中有没有潜在风险，有没有对自己不利的提法和约束性条件，对变更、索赔条款是否公平合理等，凡存在这些方面的问题，应向对方充分阐明自己的理由，力争修改合同草案。
2．要注意对方转嫁的风险，对风险的界定要有超前意识，充分考虑在施工中可能发生的风险，并提出风险承担的责任。合同风险防范，在于化解自己承担的风险，转移自己承担的部分风险，控制对方有意转嫁的风险，回避不应由自己承担的风险。
（二）合同履约风险 高层建筑工程由于投资大、工期长等特点，在合同履约过程中，往往会由于经济环境、社会情况、货币政策等的改变而引发合同变更，引起项目或者工程量的增加和减少等，这些都将会给企业带来一定的风险，主要包括工期风险、质量风险、安全风险、投资风险、社会风险等。为此，要求在施工过程中，充分利用各级管理人员的职能管理作用，多层次、多角度、多方向的集思广益，以科学的态度和方法去开展风险管理活动，采取各种积极有效的风险防范措施，有针对性的去解决履约过程中出现的相关重大问题，化解、缓解、转移、规避以上风险。
二、增强全员合同管理意识 在施工过程中，只有加强合同管理，增强全员的合同管理意识，才会成功和达到预期的目的。为此，可以从以下几方面去加强合同管理：
1．要使合同成为保护企业利益的有利武器，就必须签订一份成功的合同。否则，无论与施工企业、监理工程师的相互关系处理得怎样融洽，无论要求多么合情合理，只要是合同条款未明确规定的，都会遭到相关方的拒绝。
2．强化合同管理，建立以合同管理为核心的管理机制，理顺各方关系，形成有机运行体系。在项目施工中，注重强化合同管理意识，认真研究、理解、运用合同条款，收集和整理各种施工原始资料及数据，做好索赔工作。
3．注重项目实施阶段合同的交底。合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据，因此，公司、项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。由于公司、项目部成员知识结构和水平的差异，加之合同条款繁多，合同语言难以理解，因此，很难保证每个成员都能够吃透整个合同内容和合同关系，这样势必影响其在遇到实际问题时进行处理的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。因此，在合同签订后，企业合同管理人员应熟悉合同中的各种合同文件及相关文件和资料的主要内容，明确工程中的风险、重点或关键性问题。
三、增强合同履约过程控制意识
（一）抓好合同台账管理工作 合同台账管理，是合同管理中一项重要工作。搞好合同台账管理，既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同管理的实施和评价有着十分重要的意义。
（二）抓好履约检查环节 履约检查，是事前或事中发现问题和疏漏的唯一办法。只有在合同履约过程中定期检查，才能及时发现问题，制订防范风险的对策，从而将风险损失程度降到最小，将收益做得最大。为此，合同管理人员必须经常深入现场对合同履约和管理情况进行针对性的检查，通过检查反映出合同履约中的一般性问题，显示出妨碍合同履行的重大问题，以及产生争议或出现纠纷的现象或隐患等，提出解决的办法或提出解决的请求，通过整改使合同顺利履约得到落实。
（三）抓好甲供合同的管理
1．把好材料设备甲供合同管理的资质审核关，只有供货商（生产）单位相关资质有效且符合要求，才能进行各种供应合同的签订。
2．材料设备甲供合同必须以工程施工图为依据，满足工程的要求，有关工期、质量、安全、履约保证金、质量保证金等，尤其对材料设备的技术协议的确认工作，必须在合同中进行落实。
3．要充分考虑工程的实际情况，划清合同界面，明确双方的权利和义务，避免责任不清，影响工程的顺利进行。
4．狠抓材料设备甲供合同的履行。对单价、购销单价、费用标准及结算方法等，建立较为完善的管理标准。
5．严把材料设备甲供合同的结算关。以合同为基础，会同有关施工生产、技术质量、材料设备、经营管理等部门进行会签，实行三级审批制度，层层把关，严禁出现超额支付、提前支付的情况。
（四）抓好变更和索赔工作 索赔是合同管理的继续，是项目施工过程中不可避免的，是业主与承包商之间承担工程风险比例的合理再分配，更能体现合同的公平合理性。工程变更和索赔是项目合同管理的一项重要工作，贯穿于合同履行的全过程，有严格的程序规定和时效要求，需要详细完整的证明资料，而且它与项目管理的其它方面有密切联系，涉及到技术、施工、质量、安全环保水保、材料设备供应、合同管理、公共关系等各个方面。为此必须提高变更和索赔的预见性、计划性，加强变更和 索赔的系统性、规范性、及时性，提高项目经理部各单位工作人员的变更和索赔意识，增强变更和索赔工作责任感和工作积极性，明确各单位的变更和索赔职责，把工作落实到施工的全过程。
1．必须成立变更和索赔组织机构，明确职责范围。
2．要注重变更和索赔基础工作，做好原始记录、保管好原始签证资料。资料的整理与归档都应分类登记，原始资料应做到及时、系统、连续记载，做到不遗漏，实行统一编号、统一装订、统一归档的档案化管理，做到查询、使用方便快捷。
3．变更和索赔的理由应以国家颁布的法律、法规和政策以及合同和业主下发的相关管理办法为准，以施工过程中的实际情况和现场代表、设计人、监理人的通知为依据，做到变更和索赔理由符合客观实际、充分可靠。
4．积极处理索赔，必须按变更和索赔时限、程序去开展工作。变更和索赔事件发生后的时效内，必须对索赔通知、索赔报告、索赔依据等进行审核，进行相关费用审核，做到有理有据，最后进行谈判→成功预防索赔。
四、提高合同管理人员的素质
一切管理工作的实施是以人为本的，工程合同管理没有合同管理人员和全员的参与、主动配合就无从谈起，合同管理人员能动性的发挥和素质的高低极大地制约着合同管理的绩效。如何将两者有效地结合起来，最大限度地发挥人的主观能动性，降低企业成本，使企业利益最大化，是项目合同管理中，摆在我们面前的重要课题。过去，一部分合同管理人员综合素质低，缺乏必要的理论知识、实践经验和管理能力，管理知识、技术水平未达到应有的要求，是制约合同管理水平提高的重要因素，加之企业对项目合同管理重视不够，致使项目合同管理处于低水平状态。为此，首先要求项目负责人要有较高的综合素质，他不但应有较高的政治素质、领导素质、身体素质，还应具备一定的专业素质和实践经验，要高度重视、熟悉、了解合同条款和执行情况，要能够把握索赔时机。其次，合同管理人员应积极参与合同管理体系，从招标（议标）开始、直到合同终止的全过程对项目进行预测、计划、分析、核算和控制，建成项目合同管理的一整套网络体系，进行全过程管理，这就要求合同管理人员至少要是行家里手

合同管理的好坏直接体现一个企业的管理水平的高低，对企业今后的生存和发展至关重要。开发、施工企业面对当前的实际情况，只有不断增强合同风险防范意识、全员合同管理意识、合同履约过程控制意识、提高合同管理人员的素质，才是提高合同管理水平，降低项目成本，取得最大效益的有效途径。 一、概述 在市场经济体制不断完善和发展中，一方面业主常常用苛刻的合同条款把风险转移给施工企业，造成风险承担上的严重不平衡；另一方面，在EPC方式中由于施工企业在某些方面比较强势、专业的原因，在合同管理方面也比较强势。面对当前的实际情况，项目管理单位只有重视合同，重视合同管理，才能有效的降低工程风险，增加企业利润，有效进行风险的防范，维护自身合法权益。合同管理的好坏直接体现一个企业的管理水平的高低，对企业今后的生存和发展至关重要。 二、增强合同风险防范意识 在项目管理中，没有风险的合同是绝对没有的。过去，企业在合同谈判和签订中，由于合同风险防范意识不强，而对合同条款分析、审核不严，掉入一些合同陷阱，给企业造成了难以挽回的损失。为此，必须增强合同风险防范意识，从以下两个方面去防范合同风险： （一）合同签订风险 1．认真分析合同条款，看合同条款中有没有潜在风险，有没有对自己不利的提法和约束性条件，对变更、索赔条款是否公平合理等，凡存在这些方面的问题，应向对方充分阐明自己的理由，力争修改合同草案。 2．要注意对方转嫁的风险，对风险的界定要有超前意识，充分考虑在施工中可能发生的风险，并提出风险承担的责任。合同风险防范，在于化解自己承担的风险，转移自己承担的部分风险，控制对方有意转嫁的风险，回避不应由自己承担的风险。 （二）合同履约风险 高层建筑工程由于投资大、工期长等特点，在合同履约过程中，往往会由于经济环境、社会情况、货币政策等的改变而引发合同变更，引起项目或者工程量的增加和减少等，这些都将会给企业带来一定的风险，主要包括工期风险、质量风险、安全风险、投资风险、社会风险等。为此，要求在施工过程中，充分利用各级管理人员的职能管理作用，多层次、多角度、多方向的集思广益，以科学的态度和方法去开展风险管理活动，采取各种积极有效的风险防范措施，有针对性的去解决履约过程中出现的相关重大问题，化解、缓解、转移、规避以上风险。 三、增强全员合同管理意识 在施工过程中，只有加强合同管理，增强全员的合同管理意识，才会成功和达到预期的目的。为此，可以从以下几方面去加强合同管理： 1．要使合同成为保护企业利益的有利武器，就必须签订一份成功的合同。否则，无论与施工企业、监理工程师的相互关系处理得怎样融洽，无论要求多么合情合理，只要是合同条款未明确规定的，都会遭到相关方的拒绝。 2．强化合同管理，建立以合同管理为核心的管理机制，理顺各方关系，形成有机运行体系。在项目施工中，注重强化合同管理意识，认真研究、理解、运用合同条款，收集和整理各种施工原始资料及数据，做好索赔工作。 3．注重项目实施阶段合同的交底。合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据，因此，公司、项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。由于公司、项目部成员知识结构和水平的差异，加之合同条款繁多，合同语言难以理解，因此，很难保证每个成员都能够吃透整个合同内容和合同关系，这样势必影响其在遇到实际问题时进行处理的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。因此，在合同签订后，企业合同管理人员应熟悉合同中的各种合同文件及相关文件和资料的主要内容，明确工程中的风险、重点或关键性问题。 四、增强合同履约过程控制意识 （一）抓好合同台账管理工作 合同台账管理，是合同管理中一项重要工作。搞好合同台账管理，既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同管理的实施和评价有着十分重要的意义。 （二）抓好履约检查环节 履约检查，是事前或事中发现问题和疏漏的唯一办法。只有在合同履约过程中定期检查，才能及时发现问题，制订防范风险的对策，从而将风险损失程度降到最小，将收益做得最大。为此，合同管理人员必须经常深入现场对合同履约和管理情况进行针对性的检查，通过检查反映出合同履约中的一般性问题，显示出妨碍合同履行的重大问题，以及产生争议或出现纠纷的现象或隐患等，提出解决的办法或提出解决的请求，通过整改使合同顺利履约得到落实。 （三）抓好甲供合同的管理 1．把好材料设备甲供合同管理的资质审核关，只有供货商（生产）单位相关资质有效且符合要求，才能进行各种供应合同的签订。 2．材料设备甲供合同必须以工程施工图为依据，满足工程的要求，有关工期、质量、安全、履约保证金、质量保证金等，尤其对材料设备的技术协议的确认工作，必须在合同中进行落实。 3．要充分考虑工程的实际情况，划清合同界面，明确双方的权利和义务，避免责任不清，影响工程的顺利进行。 4．狠抓材料设备甲供合同的履行。对单价、购销单价、费用标准及结算方法等，建立较为完善的管理标准。 5．严把材料设备甲供合同的结算关。以合同为基础，会同有关施工生产、技术质量、材料设备、经营管理等部门进行会签，实行三级审批制度，层层把关，严禁出现超额支付、提前支付的情况。 （四）抓好变更和索赔工作 索赔是合同管理的继续，是项目施工过程中不可避免的，是业主与承包商之间承担工程风险比例的合理再分配，更能体现合同的公平合理性。工程变更和索赔是项目合同管理的一项重要工作，贯穿于合同履行的全过程，有严格的程序规定和时效要求，需要详细完整的证明资料，而且它与项目管理的其它方面有密切联系，涉及到技术、施工、质量、安全环保水保、材料设备供应、合同管理、公共关系等各个方面。为此必须提高变更和索赔的预见性、计划性，加强变更和索赔的系统性、规范性、及时性，提高项目经理部各单位工作人员的变更和索赔意识，增强变更和索赔工作责任感和工作积极性，明确各单位的变更和索赔职责，把工作落实到施工的全过程。 1．必须成立变更和索赔组织机构，明确职责范围。 2．要注重变更和索赔基础工作，做好原始记录、保管好原始签证资料。资料的整理与归档都应分类登记，原始资料应做到及时、系统、连续记载，做到不遗漏，实行统一编号、统一装订、统一归档的档案化管理，做到查询、使用方便快捷。 3．变更和索赔的理由应以国家颁布的法律、法规和政策以及合同和业主下发的相关管理办法为准，以施工过程中的实际情况和现场代表、设计人、监理人的通知为依据，做到变更和索赔理由符合客观实际、充分可靠。 4．积极处理索赔，必须按变更和索赔时限、程序去开展工作。变更和索赔事件发生后的时效内，必须对索赔通知、索赔报告、索赔依据等进行审核，进行相关费用审核，做到有理有据，最后进行谈判→成功预防索赔。 五、提高合同管理人员的素质 一切管理工作的实施是以人为本的，工程合同管理没有合同管理人员和全员的参与、主动配合就无从谈起，合同管理人员能动性的发挥和素质的高低极大地制约着合同管理的绩效。如何将两者有效地结合起来，最大限度地发挥人的主观能动性，降低企业成本，使企业利益最大化，是项目合同管理中，摆在我们面前的重要课题。过去，一部分合同管理人员综合素质低，缺乏必要的理论知识、实践经验和管理能力，管理知识、技术水平未达到应有的要求，是制约合同管理水平提高的重要因素，加之企业对项目合同管理重视不够，致使项目合同管理处于低水平状态。为此，首先要求项目负责人要有较高的综合素质，他不但应有较高的政治素质、领导素质、身体素质，还应具备一定的专业素质和实践经验，要高度重视、熟悉、了解合同条款和执行情况，要能够把握索赔时机。其次，合同管理人员应积极参与合同管理体系，从招标（议标）开始、直到合同终止的全过程对项目进行预测、计划、分析、核算和控制，建成项目合同管理的一整套网络体系，进行全过程管理，这就要求合同管理人员至少要是行家里手。 六、结语 合同管理的好坏直接体现一个企业的管理水平的高低，对企业今后的生存和发展至关重要。企业面对当前的实际情况，只有不断增强合同风险防范意识、全员合同管理意识、合同履约过程控制意思、提高合同管理人员的素质，才是提高合同管理水平，降低项目成本，取得最大效益的有效途径。