如何使用OutLook实现邮件自动回复设置功能

如何使用OutLook实现邮件自动回复设置功能

一、建模板：点击 新建电子邮件 输入相应的回复语，然后点 文件，进入后点 另存为，选择保存位置，输入文件名称，保存类型设置成“Outlook模板”，然后保存。 二、创建自动回复规则：开始 - 选项 - 规则 - 管理规则和通知 - 新建规则 - 对我接收的邮件应用规则 - 下一步 - 选择条件里钩选“只发送给我” - 下一步 - 如何处理该邮件里钩选“用特定模板答复” - 编辑规则下面点“用特定模板答复” - 在文件系统中的用户模板内找到模板后点“打开 - 完成 本地软件的任何设置的执行条件都必须是电脑开着、软件运行，而且必须是被设置的那一台电脑的那一个软件运行才有用，因此如果你想在任何条件下都可以实现，就请登陆邮箱中国络服务器设置

对于在办公室工作的朋友来说，突如其来的来访和外出是再经常不过的事情了，有些紧急的邮件因此就得不到处理。这时候与其让不知情的对方焦急等待，不如主动给他留言，告诉对方你在干什么更好。outlook能帮你实现自动留言的功能。 虽然microsoft outlook的“外出时的助理程序”功能也可以帮你，但只有用户配置文件中包含exchange server时才可以使用，比较麻烦，所以在这里我们使用另一种办法。 第一步：新建纯文本邮件 新建一个纯文本格式的邮件，请注意不要使用word作为电子邮件编辑器，在邮件中输入希望自动回复时显示的内容，例如“抱歉，我目前有些事情临时外出，如果有紧急事情，请拨打电话010-12345678”之类的留言，当然不要忘记留下你的签名。 第二步：保存为模板文件 从“文件”菜单中选择“另存”命令，将刚才新建的邮件保存为outlook模板，例如可以命名为“临时外出”。 第三步：设置规则 接下来，打开“规则和通知”对话框，新建一个规则，这里选择“从空白规则开始”，当然检查邮件的时间仍然是“邮件到达时检查”，然后在“想要检测何种条件”下选中“只发送给我”复选框，在“如何处理该邮件”下选择“用特定模板答复”，接下来单击“特定模板”下划线，此时会弹出一个对话框，这里默认只显示标准模板，请从“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”，然后定位到已保存的“临时外出模板文件即可。 提示：选择“用特定模板答复”是有原因的，这样的规则将只向每个发件人发送一次答复，从而避免了outlook给和你发出多封邮件的同一个发件人发送重复答复，以后，当你临时外出时，outlook会根据事先定义的模板和规则进行自动答复，你就完全不用操心了。