如何建立质量管理体系

如何建立质量管理体系

建立质量管理体系的四个步骤：策划与准备质量方针：制定和实施质量方针是质量管理的主要职能，在制定质量方针时要满足以下要求：
（1）要与其质量管理体系相匹配，即要与本组织的质量水平、管理能力、服务和管理水平一致。方针内容要与本组织所提供的服务的职能类型和特点相关。
（2）要对质量做出承诺，不能提些空洞的口号，要反映出顾客的期望。
（3）可以集思广义，经过反复讨论修改，然后以文件的形式由最高管理者批准、发布，并注明发布日期。
（4）谴词造句应慎重，要言简意明，先进可行，既不冗长又不落俗套。
（5）要易懂、易记、便于宣传，要使全体员工都知道、理解并遵照执行。
质量目标：质量目标应符合以下要求
（1）需要量化，是可测量评价和可达到的指标；
（2）要先进合理，起到质量管理水平的定位作用；
（3）可定期评价、调整，以适应内外部环境的变化；
（4）要层层分解，落实到每一个部门及员工。
组织机构及职责设计：建立一个与质量管理体系相适应的组织结构
（1）分析现有组织结构，绘制本组织“行政组织机构图”；
（2）分析组织的质量管理层次、职责及相互关系，绘制“质量管理体系组织机构图”，说明本组织的质量管理系统；
（3）将质量管理体系的各要素分别分配给相关职能部门，编制“质量职责分配表”；
（4）规定部门质量职责；管理、执行、验证人员质量职责；
（5）明确对质量管理体系和过程的全部要素负有决策权的责任人员的职责和权限。
文件编写质量管理体系的实施和运行是通过建立贯彻质量管理体系的文件来实现的。通过质量管理体系文件贯彻质量方针；当情况改变时，保持质量管理体系及其要求的一致性和连续性；作为组织开展质量活动的依据，质量管理体系文件为内部审核和外部审核提供证据；质量管理体系文件可用以展示质量管理体系，证明其与顾客及第三方要求相符合。
质量管理体系文件一般由四个部分组成：质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格等。
首先应对文件编写组成员进行培训，接着制定编写计划，收集有关资料，编写组讨论文件间的接口，然后将文件初稿交咨询专家审核；咨询专家向编写组反馈，并共同讨论修改意见之后，由编写组修改文件直至文件符合要求。

试运行 完成质量管理体系文件后，要经过一段试运行，检验这些质量管理体系文件的适用性和有效性。组织通过不断协调、质量监控、信息管理、质量管理体系审核和管理评审，实现质量管理体系的有效运行。
影响质量活动有效性的因素很多，例如旧的习惯、传统思想、缺乏认识、对文件理解偏差等。所以，对程序、方法、资源、人员、过程、记录、产品（服务）连续监控是非常必要的。发现偏离标准的情况，应及时采取纠正措施。必要时可以增加内部质量审核的次数，通过内部质量审核和管理评审这一自我改进机制可以持续改进质量管理体系。

内部审核与管理评审内部质量审核（简称内审）和管理评审是验证质量管理体系适宜性、充分性和有效性的重要手段。

（1）内审是针对质量管理体系的活动和有关结果是否符合有关标准文件和质量管理体系文件的各项规定是否得到了有效贯彻等内容进行的。内审特点在于它的客观性、系统性和独立性。内审分为文件审核和现场审核两个阶段：文件审核是评价组织编写的质量手册、程序文件是否符合《标准》的要求和工作目标的需要。现场审核是评价实际的质量活动是否符合《标准》、质量手册、程序文件等有关文件的规定，及这些规定是否得到有效贯彻。内审内容包括：组织结构与所进行的活动的适宜性；质量管理体系实施、运行情况和工作程序的执行情况；有关质量制度、规章、办法执行贯彻情况；人员、设备和器材的适宜情况；质量管理体系文件的完整性，与标准的符合性等。试运行期间，内审频次视情况可以较多，每年需要2—3次；体系正常运行后，内审方式可以分为集中审核或滚动审核。前者是集中全面审核，每年至少一次，后者是按计划陆续开展，每次审核一个或几个部门或活动，全年至少覆盖所有部门一次。
应在内审程序中明确规定内审的以下各步骤：
①策划审核（确定任务、目的、范围）；
②准备审核（组成审核组、编制审核计划、检查表、准备现场审核记录、不合格报告等工作表格）；
③现场审核（首次会议、现场收集客观证据、评价、末次会议）；
④编写审核报告；
⑤进行现场整改，制定并实施纠正措施；
⑥纠正措施跟踪验证。
⑦编制年度质量管理体系情况汇总分析报告；
（2）管理评审是最高管理者适时地评价组织质量管理体系的持续性、有效性、适宜性和充分性。
管理评审包括如下主要内容：
①实现质量方针、目标的程度；
②内审及纠正措施完成情况及有效性的评价，对薄弱环节的专门措施；
③质量指标完成情况及趋势分析；
④顾客意见和处理情况，主要问题分析和预防措施；
⑤本组织机构和资源的适应性；
⑥质量改进计划；
⑦进一步改进、完善质量管理体系的意见。
管理体系实施常用流程（不同行业会有一点差异）：
宣传主要是对最高管理层进行标准的宣贯，使其了解组织
建立管理体系的必要性，应配备的资源和一般工作进程。
准备任命管理者代表

明确各部门在管理体系中的主要职责
组成工作小组
进行必要的标准培训和技术培训
策划初始评审，了解现状
对管理体系的要素进行分析与策划
收集现有文件，设计文件结构，分类、分级编写文件，使之结构合理，层次分明
识别适用的法律法规和其他要求包括客户要求
识别评价重要风险并加以管理和改善（质量：过程；环境：环境因素；职业安全卫生：危险源）
制定目标并分解实施
试运行颁布文件

运行与管理，磨合与修正
检查（内审，审核评审）与纠正实施、改进措施
做好必要的记录
审核认证
体系得到了实施，整个体系完成了循环运行并通
过内审，可以提出认证申请并通过认证。