家庭文件如何归类整理

家庭文件如何归类整理

而且如果没有及时支付账单或递交许可单，则要支付滞纳金和失去实地考察旅行的机会。在本文中，我们将探讨可用来消除混乱的一些策略。如果您所谓的文件组织方法就是把它们堆在餐桌上，您不妨试试下列提示： 指定家中的一块地方，哪怕只是一个抽屉，用来归档商业文件、账单、书信和剪报。为重要文件和收据建立归档系统。可以是一个简单的可折叠文件夹，也可以是一个兼具茶几功能的文件柜。使用"杂项"文件夹来存放不易归类的文件，但是要确保在装满该文件夹后再从头到尾仔细检查一遍。您将发现新出现的类别，而且还可以轻易找出不需要的项目。将邮件统一放在家中的某个位置，并且至少每周将其全部展开和归档一次。如果您无法做到定期归档文件，则可以使用一个标有"待归档"标记的文件夹来临时存放文件。确保留出时间来对这些文件进行归档。在前门附近挂一个篮子，将钥匙放在里面，这样您就始终知道它们所放的位置。还可以用这个篮子来存放账单和需要寄出的信件。当您抓到钥匙时，您就会记起该邮件。对于有孩子的家庭来说，应该在显眼位置放置一个专用剪贴板，用来存放那些容易放错的许可单和其他学校文件。尝试用存储在文件盒中的索引卡片来代替地址簿。这样您便有空间将人名、地址和电话号码写在一起，同时记录生日、周年纪念日甚至近年来您送出去的礼物。如果有人搬家了，则换一张有更新信息的卡片。定期检查文件归档系统，扔掉那些不再需要的文件，例如去年的水电费账单或已丢弃物品的保修单。并不是所有家庭文件都需要归档。在下一部分中，我们将了解一些日常使用的家庭文件。 生日和医生约见可能容易忘记，因为这不是有规律的日常事务。下面是一些用于记录各种约定的简单策略： 使用大型挂历来记录约会、会议、生日和其他事情。每天和每周都要制作清单，以确保您能够记住需要做的事。完成后核对这些项目将给您一种成就感，并提醒您那些仍然需要做的事。建立一个每周"家庭杂务清单"，家庭成员可以通过在清单上签字来负责各自要承担的家务。这让每个人有机会对他们要做的事情说出自己的看法，而且还可以同心协力地把家务做完。使用年度计划表来设置长期目标，例如储蓄或度假计划。设立切实可行的目标。不要试图在一天甚至一年内安排太多事情。如果您发现自己经常赶不上安排进度，请随身携带一个记事本，记下几天内需要做的每件事。然后客观地查看事项清单，确定您是否安排了太多的事情。2006 Publications International,Ltd.挂历可以帮助您记录约会、生日和其他事情。 最后，我们将讨论哪些家庭文件应该留在家里，哪些重要的家庭文件必须放在银行保管箱里。 在组织家庭文件的时候，很难确定哪些文件需要放在家里，哪些文件可以存放在银行保管箱里。下面是一些简单的准则： 应该存放在家里的文件… 金融--支票登记簿、特别对照、银行存折、已付支票汽车所有权证书、保险单、维修记录、付款存根包含所有信用卡号码及其电话号码的清单；信用卡对账单保证书和保修单，包括说明小册子房屋记录--保险单和抵押文件；添置的家庭设施和收据清单；租赁合同与出租人保险单(如果是租赁的房屋)投资记录--401(k)、共同基金和经纪人声明医疗记录--免疫接种、保险单、保险费缴纳单、处方人寿保险单纳税记录--前几年的纳税记录副本，以及您打算在下一年度要求退税的免税开销收据遗嘱副本(将另一个副本存放在律师办公室)应该存放在银行保管箱里的文件… 个人文件，包括出生证明、结婚证、护照、服兵役记录、离婚证房契和所有权证书金融资产，包括储蓄公债、银行存款证明、股票贵重物品清单(如果可能的话，应包括家中各个房间的录像带)一旦您建立了适当的组织家庭文件的系统，您的家庭生活的效率将大大增加。另外，您最好为应对不可避免的突发事件做好充分准备。