这个联络函要怎么写？

公司要整理供应商资料，将合格供方的档案归类整理好。现在已经整理好供应商的资料，下一步要发联络函让供应商提供物料的检验报告和3C证书。 问题是，有些供应商多年没合作，昨天就试过一供应商的闭门羹：你们公司这么久没跟买我们买东西我无法提供这些资料。 这个联络函要怎么写？(针对那些不常联系的供应商)

TO; 各供应商（你们客户的公司名字）

由于我司帐目什么问题啊，什么的说明原因，然后呢，需要下月多少号，结清货款什么的。。

这个很简单的，后面的你应该知道怎么写了吧， 注意。要把货款金额写上去。