如何理解秘书职业化的意义

职业化已经成为国际职场通行的规则,秘书职业化是社会发展的必然趋势.然而,受传统“秘书官本位”等错误思想的影响,我国秘书职业化进程缓慢.本文从分析秘书职业化的内涵及影响职业化的成因出发,提出了更新观念、严格准入、完善秘书学科体系等对策.

国家“十一五”教育规划中明确指出,中国要大力发展职业教育,培养实用性、技能型职业人才.“秘书”作为一种特殊职业已被列入国家劳动和社会保障部的职业目录中.然而,当前我国秘书职业专业化进程仍然十分缓慢,秘书队伍受秘书专业教育和培训的程度较低,获得秘书资格证书者较少；秘书队伍也及不稳定.这种状况直接影响到秘书职业的服务质量.因此,分析探讨如何加快我国秘书职业专业化的发展进程有着十分重要的现实意义.
一、秘书职业化内涵
职业化是指在社会生活中所产生的专业性工作,具有规范性、稳定性等特点.有了职业并不等于就有了职业化,一个职业实现职业化必须要有较为明确的职责范围,有系统的管理体系,有完善的用人机制和培训制度等.
秘书职业化是现代社会职业分工的必然结果.所谓秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统,有科学的管理制度保障其运行,职业性获得了社会的广泛认可.在西方国家,具有现代意义的职业化秘书工作,是伴随着资本主义生产方式的出现而产生的.1942年,在美国成立了国家秘书协会,规范了秘书职业的行业标准,标志着美国秘书工作开始走上了职业化的轨道.1981年4月,美国国家秘书协会改名为“国际职业秘书协会”,共有30多个国家的秘书组织加入.协会将每年4月的最后一周定为“秘书周”,并将该州的星期三定为“秘书节”.此举大大推进了国际秘书职业化的进程.在我国,秘书真正成为一种社会职业,始于80年代改革开放后.1997年8月,国家《秘书职业技能标准》和国家《秘书职业技能鉴定规范》颁布试行,1998年6月,国家劳动与社会保障部发布了《秘书职业资格培训工作方案》,并在北京、上海等10省市进行秘书职业资格培训和鉴定的试点工作,这些举措标志着我国秘书职业化开始走上规范化.
二、影响我国秘书职业专业化的主要因素
1.传统秘书观念影响了秘书职业的正确定位.在传统观念中,人们对秘书的角色定位在很大程度上阻碍秘书把自己培养成为一个职业秘书.一是我国“官本位”文化传统的影响.许多人认为秘书人员是未来的领导者,即准官员, 是“后备干部”,把秘书工作作为通向仕途和管理层的一块跳板,如此使秘书工作缺乏职业的独立性；二是由于秘书工作成果的隐匿性特点, 使得许多人对秘书工作的作用认识不足.秘书被人当作是领导的管家,或者是领导的传声筒、“跟屁虫”,没有什么大的价值；三是目前从事秘书工作的人员整体素质偏低,无论在思想上还是在业务知识上都与实际工作要求存在一定的差距,甚至一些秘书人员存在违法违纪现象,严重损害了秘书职业的社会形象,使一些群众对秘书缺乏好感；四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障.秘书的合法权益得不到有力保障, 如严格的职业准入制度、秘书的专业技术职务制度等, 使得秘书不安心秘书职业, 秘书人才流失频繁, 很少有人把它作为终身的职业.
2.秘书职业专业化程度低.社会上对秘书职业往往存在误解, 以为秘书职业不需要什么专业化,只是收发文件、整理文件、接待来访、跟着领导开开会、做个记录等, 只要会使用电脑、打印机就可以做秘书了.这种错误认识严重影响了秘书职业化的发展.造成秘书职业缺少专业性的主要原因：一是目前我国秘书学基础理论研究比较薄弱,没有形成系统的秘书学科体系.秘书学科的不成熟直接影响秘书学科的专业地位和秘书的教育培养层次,进而影响社会对秘书职业专业化的认识；二是我国目前的秘书教育和培训工作还不完善.重秘书理论教学,轻秘书职业技能训练和智能训练,缺少不易为人取代的核心知识和技能,使得秘书缺少对职业技能的信心,让人感到秘书职业缺乏专业性；三是由于社会组织机构的层次和规模不同, 秘书工作的内容、规范及其要求的职业水平有很大的不同, 这也使得人们对秘书职业专业性的认知千差万别.
3.职业物质保障薄弱.秘书人员的工资待遇和福利都相对较低,而来自职业内外的压力却很大.影响秘书人员升迁的非职业性因素复杂,比如人际关系等,由此导致秘书职业的风险系数偏高,职业稳定性降低.秘书职业中的高薪人群比例相对其它行业较低,对于秘书职业的奖励性投入也相对较少,缺乏经济上的吸引力和刺激力,由此而导致秘书人员无法安心秘书工作.
三、加快秘书职业专业化进程的对策
1.加大对秘书职业的宣传, 提高全社会对秘书职业化重要性的认识.社会之所以对秘书职业产生偏见, 原因是多方面的,其中有一重要的因素就是缺乏对秘书职业的宣传,使社会缺少对秘书职业的深入了解.要充分利用国际秘书周和秘书节, 像每年的教师节一样, 由政府部门组织开展内容丰富、形式多样的秘书职业系列宣传教育活动, 使广大群众逐步了解秘书职业的特点、作用等,消除认识上的误解,理解支持秘书职业化工作的推进.
2.提高秘书人员的职业能力,严格职业准入制度.从秘书工作人员的工作性质来看,必须是具备相应的秘书职业技能的专业人员.秘书职业化的核心是素质和能力的专业化,专业化是职业化的基础.提高秘书人员的业务素质和职业能力,可以进一步促进秘书的职业化.目前,由于秘书的选拔程序不规范,领导者随意选拔秘书,使秘书人员素质高低差距很大,工作质量不稳定,腐败现象屡禁不止.因此,严格秘书职业准入制度是推行秘书职业化的保障.政府要进一步建立健全对秘书职业资格的认证制度,严把秘书入口关,加快建立秘书资格能力考核体系.
3.树立秘书从业人员的职业角色意识.走向职业化,关键是秘书职业角色的认同和职业形象的塑造.首先,秘书人员要增强自身职业角色意识,它是推进秘书职业化进程的前提.学校培养秘书人员,要先从培养其职业化意识开始,树立职业化意识以后,才能够更好地学习职业能力,培养职业精神.其次,秘书从业人员的职业能力和职业精神,是提高秘书职业化水平的基础,秘书从业者在掌握专门的秘书知识和技能的同时,更应该具备职业精神,秘书职业者须致力于社会福祉,用自己掌握的专业知识技能以及高尚的职业精神服务于大众.
4.建立和完善具有中国特色的秘书学科体系.有关部门和全国秘书学会应该联手攻坚, 进一步确立和完善秘书职业的核心资质, 对秘书职业中不容易被人替代的知识和技能加以重点分析研究；对日益凸现的如民企秘书、会展秘书、个人助理等各种秘书现象加以关注,建立起具有中国特色的秘书学科体系,为秘书职业化的发展提供理论的支持.
5.加强秘书职业化实训基地建设.实训基地是实训教学的实践训练场所,是完成实训教学与职业素质训导、职业技能训练等任务的重要基地.现代秘书的职业道德、岗位技能、团队精神、服务意识和质量意识等也只能在这样职业化的环境中,通过千锤百炼才能培养起来.如果缺少真实、综合的现场,就很难进行秘书的养成教育.建立职业化的校内实训基地是必要的也是可能的,它以确保学生在仿真或真实的岗位流程环境中,实现秘书岗位的职业化系统模拟训练,解决秘书培养过程中难以集中顶岗实习的困难.
6.制定法律和行政法规, 完善职业监督.秘书职业化进程的影响因素还包括体制、制度和模式等问题.首先,按照国家劳动部的文件精神, 加大推行秘书从业人员的职业资格准入制度的力度, 凡是初次应聘秘书岗位者必须有相应的秘书职业资格证书, 在职的秘书人员必须限期取得相应的秘书职业资格证书, 转变社会上长期不重视秘书的专业培训和任职资格条件的状况.其次,建立秘书系列的专业技术职称制度.秘书等级可按教育、科研、编辑等职称系列评定的等级要求一样划分标准, 分为高级、副高级、中级、初级四个等级, 建立专业技术职称制度有利于秘书队伍的长期稳定.再次,加快立法工作.由于秘书岗位的特殊性, 通过立法的形式, 明确各类秘书的职权、职责、任职资格、地位和限制等, 规范秘书的工作和任用选拔制度, 充分保障秘书职业的权利, 明确秘书职业的社会义务, 防止秘书无作为, 杜绝秘书腐败现象.
7.重视秘书的劳动成果,给予相应待遇.秘书的从属地位和秘书工作的辅助性,决定了秘书的劳动成果总是以组织的名义或领导的名义公布于世.例如,秘书经常为领导出主意,提建议,拟方案,为此要付出很多的时间和艰苦的劳动,但是当这些建议或方案被领导采纳,变成了组织的决策或领导的决定,秘书的劳动也就被隐蔽了.秘书经常撰写公文,但是没有一篇公文是以秘书的名义发布的；秘书有时以领导的名义撰写文章,但是当它们正式发表时署名却是领导.人们常常说“领导作出了一个英明的决策”,或“领导机关及时发布了一个正确的政策文件”,而很少有人意识到秘书或秘书部门在其中付出了大量的劳动.我们应当该改变这种现象,尊重秘书的劳动成果,体现秘书的价值,让秘书的劳动光明化.