如何编写职位说明书

如何编写职位说明书

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在这个时候，更需要对职位进行分析、编写职位说明书，以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来的风险，努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况，降低人力成本。此时，职位说明书的格式应当简洁实用，突出重点，项目不应贪多；在描述职责时，尽量多用概括性、通用性的语言，以使职位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通，避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快，而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里，职位说明书一般地也需要每一到两年修改一次。
三是人事部门大包大揽。
编写职位说明书不仅仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种格式和方法，培训一线经理如何编写并运用职位说明书，同时要对一线部门所撰写的职位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者，所以要经常审视下属的工作内容是否变了，工作要求（衡量标准）、组织关系是否变了，如果有变化，应马上更新职位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事，担任写手，这在一定程度上失去了编写职位说明书的本意。
四是过于详细或过于简略。
有的公司把职位等级、工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中，使得职位说明书过于复杂。我认为像这些属于职位评估的内容，是不应该写入职位说明书中的。职责内容写得很详实，别人理解起来会很容易，但会加大编写者的工作量，而且，一旦职责内容有了细微变化就要调整职位说明书，会加快职位说明书的更新速度。同样，如果写得过于简略，语焉不详，或者生僻的专业术语过多，会使人阅读理解困难。还有的公司所写的职位说明书，内容仅仅局限在工作职责方面，这是不够的。怎样才算详简得当？一句话，实用就行。
五是对号入座，过分迁就现任职者。
职位说明书仅描述职位本身所具有的特性，而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影，尽管这很难做到。过分迁就目前的任职者，会影响其客观公正性。当然，也不要矫枉过正，不顾现实条件，按照绝对理想的任职标准和考核标准来写，那会缺乏实用性。
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我们先看如何写职位目标。 　　职位目标，表示了职位存在的意义和对企业的价值，也就是企业设立该岗位的根本目的和岗位的主要工作职责。 　　格式一般为： 　　为了……（目的），遵照……，在…… 下（约束条件），完成……（职责）。 　　“为了…”：应写明公司设立该岗位的目的（也是该岗位工作追求的目标） 　　如：为了保质、保量、按时完成公司下达的销售任务。 　　“遵照……，在…… 下”：此处应写明该岗位开展工作必须遵守的制度与规范。如：国家政策法规、公司规章制度、上级主管授权等 　　“完成…”：此处应写明该岗位的核心工作，也就是下面“工作职责”栏内的主要内容 　　我们举一个例子：为确保公司销售目标的实现，扩大公司市场份额，遵照公司销售管理制度，在上级主管授权范围内，组织开展客户开发、产品销售、货款回收等工作。 　　“确保公司销售目标的实现”是职责目标，也该职位存在的价值 　　我们再看组织关系：组织关系填写时，一定要填写与本岗位内外部交流最频繁的职位，内部岗位应该是职位说明书工作流程中涉及到的岗位 　　从职位目标到职责到任务应该是金字塔形式。 　　工作职责：为实现一定的组织职能或完成工作使命而进行的相同属性工作任务的集合 　　例如：质量管理、生产管理、客户管理、人力资源管理属于职责 　　工作任务：围绕工作职责开展的一系列具体工作 　　关键流程：完成某项工作任务自始至终的过程 　　重大结果是指任务执行的结果或效果