谈判准备阶段应做好哪些工作

谈判准备阶段应做好哪些工作

商务谈判中的秘书工作
　　一 商务谈判中秘书角色的把握
　　1商务谈判中的秘书角色 商务谈判中的秘书要把握自身的角色，必须树立两种意识：
　　一是辅助意识，即认识到自己始终是一名秘书，是上司的参谋和助手；
　　二是创造意识，即在领会上司意图的基础上，勇于进取，大胆创新，在谈判中发挥积极性和创造性。
　　2 商务谈判中的秘书素质 商务谈判是一项非常复杂的智力活动，作为辅助的秘书人员还必须努力提高自身的素质，既要通晓谈判的业务知识，具备基本的业务才干，还要特别注重提高思想品行素质、心理素质、语言素质、交往素质等。 二 做好商务谈判的辅助工作 秘书在谈判中发挥十分重要的作用，具体体现在：
　　1商务谈判准备阶段的工作
　　（1） 收集信息，了解情况。在谈判前，要广泛收集谈判对手的信息，详细了解对手的意 图和打算，以便制定对策。 ·谈判对手的基本情况。了解对方的法人资格、资信状况、法定地址、本人身份和经营范围，外商还必须出示法人资格、本人身份证明，以及经银行认可的资信证明。这些作为谈判的基础性资料，秘书都应该事先掌握。 ·谈判对手的经营情况及历史沿革。了解对方的资产状况、经营状况、盈利状况、在行业中的地位等。 ·谈判对手中主谈判的情况。了解其年龄、学历、经历、个性爱好、家庭成员、价值观念、风俗习惯等。 ·谈判对手的意图和打算。了解谈判对手对这次谈判的准备工作，主要意图，基本目标，最高、最低的标准，退让的幅度等。 秘书将这些收集到的资料分类整理，提供上司参考，以做到知己知彼，不打无准备之战。
　　（2） 参与制定商务谈判计划。 ·确定谈判目标。包括必须达到的目标、可以接受的目标、最高目标三个层次。这为谈判人员明确了方向和“度”。 ·设计谈判议程。这是影响谈判效率的重要一环。议事日程的安排要同谈判的发展过程紧密相连，根据谈判的不同阶段在时间上作出不同的安排。可以先难后易，即由重要问题谈起，也可先易后难。总之，设计谈判议程要兼顾双方的利益和习惯，留有余地。 ·确定谈判人员。选择适当的人员来组成谈判班子是成功的关键。一般应有专业人员、商务人员、法律人员和管理人员，视需要还可配备记录人员和翻译人员。 ·确定谈判时间。是指确定谈判在何时举行，为期多久。若是一系列的、需要分阶段进行的谈判，还应对各阶段的谈判时间作出安排。谈判时间的安排要充分考虑：谈判的准备情况，谈判人员的身体情况和情绪状况，谈判的时机，谈判对方的情况。尤其要尊重对方，在充分征求对方意见的基础上，选择双方都能接受的时间进行安排。 ·确定谈判地点。最好选择在本方熟悉的环境谈判。当然，最后的确定还是要以双方都能接受的地点进行。
　　（3） 参与设计谈判方案。 ·精心设计谈判方案。参加任何一次谈判，都必须事先精心设计出若干个谈判方案和谈判策略，以供备选。设计方案时应注意以下几点：一是要预测对方的方案，并提出应对的方案；二是坚持互惠互利的原则，使方案切实可行；三是谈判过程中要吸收对方的意见，及时调整
　　修改方案。 ·严格注意保密。谈判方案制定出来后，全体谈判人员要谙熟方案内容，同时要严格注意做好保密工作，防止外泄。秘书作为参与谈判方案的设计人员，又担任着方案的起草、打印、保管、下发的工作，更要严格保密，安全防范。
　　2 商务谈判过程阶段的工作
　　（1） 做好会务工作。一是将确定下来的谈判名单、时间、地点及时通知谈判对方，以便 对方早作安排，有些重要安排可由秘书事先进行预备性的磋商；二是做好谈判场所的布置及座位安排，涉外谈判还要双方的国旗，完好的扩音设备、通讯、传真、复印设备以及必要的文具事先都应调试准备好，以备急用；三是将谈判所需的资料准备妥当，按照谈判双方所需的份数打印装订成册，及时发到谈判人员手中；四是安排好各种仪式，包括谈判开始仪式、致辞、赠礼、及签约仪式的程序安排。
　　（2） 做好谈判记录。秘书要做好谈判的专门记录，填写情况汇报表，以供会后研究，调 整谋略。谈判记录还可作为向上司请示的材料和草拟协议的原始材料。秘书在做完每次谈判记录后都要与谈判班子核对。使用计算机速录技术能使记录又快有准确。
　　（3） 做好翻译工作。
　　（4） 拟定初步协议。谈判成功后，要形成协议，作为日后合作的依据。协议由秘书起草， 起草时要做到协议条款符合法律法规，措辞明确，不能有歧义。
　　（5） 正式签订合同。协议经双方修改、认可后，就成为正式书面协议（合同书）。经双方 签字，并经公证处公证，才正式生效，成为约束双方的正式法律性文件，双方保管。秘书要安排好签约仪式和程序及庆贺的场面，使签约顺利进行。
　　3商务谈判结束阶段的工作
　　（1） 收回相关文件资料，并进行整理和存档
　　（2） 上报整理后的材料
　　（3） 做好有关财务项目的报销
　　（4） 协助总结谈判的经验教训。
　　三 了解各地商人特点，积累谈判技巧 ·美国：在美国，多挣钱不仅是一个人经济地位的标志，且是他社会地位的标志。美国人的这种商业关，起源于新教伦理道德观对美利坚民族价值观的影响。新教教义认为，上帝创世时就把人分为“选民”与“弃民”，其中富人是上帝的“选民”，穷人是“弃民”。因为“贫穷是懒惰造成的”。 基于这一特点，与美国人做生意要讲求实效，赚钱第一。
　　（1 大胆言利，把赚钱放到第一位，获取最大利润。
　　（2 表现一下自己赚钱的能力，可以获得美国商人的敬重
　　（3 少讲人情 基于美国人好大的企业，做大的买卖，与其谈判时，强调自己的产品销量大，遍及全世界，他们会更感兴趣。 禁忌：忌过分谦虚；忌询问年龄、个人收入、政治倾向；忌吃动物爪趾和内脏、蒜；忌13、星期五、蝙蝠 ·加拿大：如果客户是英国移民后裔，那么从商谈开始到决定价格这段时间会相当艰苦，一旦签订合约，他们一般都会照合约办事。 如果谈判对手是法国移民后裔，事情恰恰相反。他们虽然和蔼可亲，易接近，但签约后却不太重合同、守信用。 与加拿大人谈判时应注意：
　　（1 切忌把加拿大和美国做比较，尤其拿美国优越方面与其相比
　　（2 忌问私事
　　（3 忌说：“你长胖了！”
　　（4 忌百合花。 ·日本：许多商人认为，与日本人做生意最大的困难，就是谈判中通行的国际惯例，在日本人身上很难适用。他们善于随机应变、花招迭出，他们的谈判方式有：
　　1） 日本人喜欢投石问路。在正式谈判前，他们会举行一种带有社交性质的聚会，以探讨对 方意图、个性、可靠度。日本人会毫不经意地问这问那
　　2） 拖延战术。日本人经常导演这样一种局面，即成交不成交往往在谈判结束前不久敲定。 为此，他们往往千方百计地探听对方的行期和日程安排。
　　3） 虚假的巨大牺牲，是日本人常做出的。
　　4） 以多胜少。日本人强调集体主义，所谓“一个日本人像条虫，十个日本人像条龙”
　　5） 日本人不喜欢硬性、快速的推销式谈判。日本商人讨厌进攻性的滔滔不绝的讲话，他们 注重镇静、自信、优雅和耐心。
　　6） 就是做过你的工作。在会前详细调查、会谈中反复权衡，即使在达成协议后，也会索取 大量情况介绍、研究调查报告、图表等。“信息就是力量”。
　　为此，与日本人进行商务谈判，要做到：
　　（1 寻找引荐途径。赴日本谈判，一开始不要急着直接与商业伙伴联络，应花点时间寻找适当的引荐途径，如日本政府驻海外办事处或一些贸易机构。
　　（2 必须全权委托负责谈判的代表，日方的代表都是具有决策权的，如他们发现我方不能直接拍板，会觉得不可思议和难以适应。
　　（3不宜以一人舌战群儒。他们讨厌个人主义和以自我为中心的人，在谈判中切不可将自己扮演成“孤胆英雄”。应率团，至少等同于对方的人数。不然日方会怀疑你的能力及代表性。 （4 切忌急于求成。日本人乐意慢慢协商；人多意见杂，内部统一须长时间；民族特性对外存戒心。
　　（5语气尽量平和委婉，直接说不，会使对方难堪。
　　在此只将这几个为例作介绍，平时要了解各地商人性格特征，经商作风，采取相应的对策和谈判技巧。

在谈判准备阶段肯定是收集对方的相关资料，还有收集与你们谈判内容相关的一些资料。有备无患啊。