告知函怎么写？

告知函怎么写？

告知函和答复函十分接近.它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况。告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.
　　函的结构和写法
　　（一）标题
　　函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。
　　（二）正文
　　1．开头。写行文的缘由、背景和依据。
　　一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。
　　复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。
　　例一：　　告知函　　敬启者：
　　我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。
　　货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感遗憾。
　　发函者　　例二：　　告知函　　敬启者：
　　贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开出不可撤消信用证时付款。
　　我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据。
　　敬上　　发函者　　联系函范例　　例一：　　联系函　　敬启者：
　　信用证修改事项说明如下：
　　根据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款。但是我方所需要的，是见票即付信用证。此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此，请贵方按单内说明修改。货物将于本月二十交运，敬请贵方依照我方要求立即修改。
　　敬上　　发函者　　例二：　　联系函　　敬启者：
　　贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢。
　　此种原因，致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。

函是一种在同级机关之间、不相隶属机关之间经常使用的公文，主要适用于相互商洽工作、询问和答复问题。向没有隶属关系的业务主管机关请求批准某一事项时也用函，不用请示，例如某单位向某高校请求代培技术人员，应向该高校发函联系。由于上下级机关之间也可以就某些具体的事项用函来联络沟通、咨询答复，所以函在实际工作中其实是一种不受严格的行文关系限制的文种。 函有公函和便函之分。公函涉及的事项一般都是比较重要的，所以行文郑重，多采用正式公文格式发函。便函用于一般事务，如同日常写信，格式简便，用带抬头的信笺纸、落款处加盖公章就可以了。 函有去函和复函之别，这是从行文方向上来看的。如果根据行文宗旨，也可以将函分为商洽函(联系工作、商洽合作)、询问函(咨询问题)、答复函(答复询问)、请批函(请求批准某个事项)、通报函(通报情况、告晓事项，类似周知性通知)、邀请函(邀请参加会议或活动等)等。 函的正文分三个层次，一是发函原因，即因何事致函。如果是答复函，答复公函时通常采取引用来函发文字号或发函日期来代指对方来函主题的写法，比如“你单位xx[xxxx]x 号函悉”、“贵单位xxxx年x月x日来函收悉”。二是具体事项，内容较多时可以分条列项陈述，答复函则应根据对方来函内容逐一答复清楚。三是结束语。去函的结束语常用“特此函达”、“盼复”、“专次致函，见复为荷”等；复函的结束语常用“特此函复”、“此复”等。便函还可以用“此致 敬礼”结束，但公函不用这种表示方法。