如何开展组织座谈会

如何开展组织座谈会

问题一：如何组织有效会议和开展会议 因为开会耽误多少工作？算算看，你一周内总共： 以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？ 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 ——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是 居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。 虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛， 但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。 我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主 待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议 的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来 主要有以下几点： 会议低效的原因 原因具体表现 时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。 地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。 开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。 主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不 同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。 许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产 会议的意义2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这 两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门 不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一 个组织或部门的存在价值。 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在 人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是， 群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替 代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类 原本的沟通习惯。 开会的目的 开会让您… 分派工作，公平合理但开会也让您… Delay重要工作或客户无需开会的“五个如果” 必须开会的“五个如果” 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工 违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种 方式处理此事： A.一对一批评 B.开会当众批评 C.写检查处罚 (2)你为什么这么做？ 高效会议的八大特征 会议的筹划与管理 会前的准备工作 会中的组织服务 会后的善后处理 1、会议的频率1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 2、明确举行会议的目的 会议目标数量要适当3、做好会前筹划 1、时间安排：绝大多数与会人员方便的时间 必须确定会议起始时间 大家易集中精力的时间 2、参会人员的选择 参与决策的人能否到场？ 会议决策的执行者（参与者）能否到场？ 开会时能提供特定咨询的人能否到场？ 3、预约参会人员 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人， 以找出最适宜所有参会人的开会时间。 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员， 这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰 别人计划或参会人......余下全文>>问题二：如何组织员工座谈会 能有这样想法的领导，值得我尊敬，如果你们的员工能把你们的公司当做自己的学校，教室，能觉得自己是在学习，在进步的话，那你这样做就很有意义，但大多数只觉得自己上班就是行尸走肉，我建议你挑选少数人员参加，一，无论新老员工凡有理想者可加入，二，对公司有期望者，三，愿意在公司工作达十年者，开会的目的是感情交流，但大多数年轻人只觉得没意思，想要更好的前进下去，就先培养一批能干的内部人员吧，记得多培养几个候补人员，用内部的力量感染周围，上正，下面也会好，但你招的员工也得是素质高，修养好的才行，这样你公司的声誉才能得以灿烂问题三：如何协助领导组织会议 一、会议预案的制定：
当决定召开会议之后，秘书人员要着手做的就是拟定详细的会议方案。会议方案也称为会议预案，就是为实现一定的会议功能目标，事先对运作环节、工作事务过程，办事流程所做的有序安排。属于计划类会议文书。一般来说，中、大型会议或重要的电视、网络视频会议才需要拟定预案，简单的小型会议，不必有预案。 会议方案的内容与格式：一份完整的预案包含以下内容：
1、明确召开会议的目的、任务。 即这次会议要实现什么目的、效果及有哪些方面的具体要求，这是拟定预案的第一步；
2、 会议的规模，包括确定与会总人数、与会者的职务、级别、主持人选，概算经费成本，确定 会议的会期等；
3、会议名称、召开的时间、地点；
4、会议材料的组织和大会发言安排；
5、其他事项的安排。
二、拟定会议议程和日程：
会议预案是对大中型会议的整体筹划，会议议程是对会议议题进行 先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。 秘书人员在协助领导筹备会议时，可以说，制定会议预案是整个工作流程的第一步，接下来还有很多工作要做。
1、编制会务程序表议预案：
虽是整个会议的计划，但会议预案不完全等于会务工作计划，因为会议预案所列项目比较笼统，而会务工作则是十分具体、细致的。秘书部门有必要在会议预案的基础上对会务工作做出一个周到细致的具体计划，编制成“会务工作程序表”。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。会务工作程序表由会务工作负责人(通常是 办公室主任)编制。由于它是具体事条的安排，不一定须经上司审查批淮。会务工作程序表编好后，可作为会议预案的附件发给承担会务工作的人员。由于分工明确、内容具体、时间要求严格，各人可按程序表分别进行具体准备工作。会务工作负责人也可按程序表检查各项 事务的落实情况，凡是已经按要求完成的，就在备注栏注明“已办”，这样会务工作就可井 然有序地进行，防止出现顾此失彼、重复忙乱的情况。
2、准备会议材料：
①会议文件的起草 会议文件的起草是件非常严肃的事。有的要提前很长时间开始淮备。提倡领导亲自主持并参 加重要文件的起草，必要时要成立专门的起草班子。一般情况下，日常的工作会议或专题性 比较强的会议的文件，可由相关职能部门负责起草;一些重要的、大中型会议，需要在主要 负责人的主持下，事先成立专门的起草班子，专司文件起草工作。
②会议文件的审效 会议文件有些需要在会议上宣读，有些是关于程序、流程的规定，一旦有了差错，直接影响 到会议的质量与进程。为了确保会议文件的质量，提高会议效率，秘书人员需要在会前对组 织起草和有关部门报送的会议文件进行审核和校对工作，然后向上司提出所报送的文件能否 提交会议讨论的意见。
③文件材料的印制和分发需要提交会议审计的文件讨论稿和其他资料，应在会议召开前印制完毕并发到与会人员手中。分发文件的方法主要由：
⑴意识会前分发；
⑵报到、入场时分发；
⑶按座位发放；
⑷会议结束时分发 。
三、发出会议通知 发出会议通知常用两种形式，一种是口头通知，一种是书面通知。 口头通知主要适用于一些单位内部召开的会议，或参加人员少、准备时间短的会议。根据通 知方式不同，口头通知又分为当面通知和电话通知。书面通知是一种比较正式、传统的通知 方式，主要适用于一些大中性会议。主要由两种方式。一种是以正式文件形式下发的会议通 知，另一种是便函胆式的会议通知。
四、布置会场与检查 布置......余下全文>>问题四：如何组织一个成功的会议 、 会前准备
1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？
2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？
3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个
项目的商议时间。
4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。
5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
6、根据要讨论的问题限定与会人员。
7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。
二、会议期间控制
1、叙述会议的目的。
2、核对并记录与会者。
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
4、给每一个人表述自己意见的机会。
5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。
7、坚持预定的时间，不要拖延。
8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。
三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓
名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
2、根据会议，对执行进行监督和检查。问题五：如何很好地组织一场会议 一、会前准备
1、明确会议预算、会议标准、会议目的、会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议议程。
会议预算：以公司规定为准
会议标准：会议场地的档次；经济性的要求，譬如宴会多少钱一桌，茶歇多少钱一份；与会人数控制在多少人之内。
会议目的：一定要明确，开会是为了做成哪几件事，比如会议要讨论什么，现场能解决什么，会后要贯彻的事项等等。
会议时间：根据公司高层的时间安排、适当考虑周六、日。
会议地点：会议性质不同，地点选择也不同，比如新品发布会选择在民生艺术馆、名校会堂等，储备经理和经理例会选择在风景点、渡假村等，核心经销商会议选择在高星级酒店、体育馆等，月度例会、区域导购员会议设在办事处等。
会议筹备人员还需要了解会议室的通风、异味、风水，会议室大小、会议桌椅安排（前后排足够大的空隙）、领导座位安排（一定有要电源接口）、投影仪、讲台、话筒、水牌、条幅位置、卫生间、茶休活动空间、会议指示牌、餐厅指示牌等信息。
在会议地点确定后，还需在会议通知里附上酒店位置简图，注明离飞机场、火车站、汽车站、地铁站多远，各具体路线都是什么。
与会人员：提前联系参会者，确认参会者的名单，在表格中注明参会者的单位、姓名、联系方式、前来参会的交通方式、是否吃饭住宿，需要派车接待的提前安排车辆，需要住宿的提前安排住宿，需要吃饭的提前订餐，并做到不到最后一刻不放弃电话统计。建议给与会者发送有公司高层电子签名的邀请函。
会议议题：紧扣会议目的，让会议在充分讨论中达成同识。
会议议程：不到最后一刻不放弃修改的可能性，会议主持人必须具备优秀的时间控场能力。
2、会务组的安排
会务组人员确认、分工
组长负责统筹、公司高层接机、陪同；
组员1负责物料准备：条幅制作、拱门、雨伞、水果、茶点、笔记本、笔、酒水采购、卫生急救箱；
组员2负责签到、发放资料、房卡、餐券、收取房卡押金、大堂雨伞；
组员3负责会议室；
组员4负责餐饮、娱乐；
组员5机动备用。
建议筹备期每天开20分钟碰头会，会议前1天上下午各开30分沟通会。信息一定要互通，让每一个组员了解会议进行的动态进展，各自任务。大型会务可以在会议现场租用对讲机。
二、会议进行
1、组员1条幅等全部落实、组员4点菜、桌数等全部落实。
2、组员2要事前清楚人员是否有变更，特别是性别变换；房间是否可以事前安排，入住人是否同意您的安排；人员什么时候到达，部分人员可能会议早上来，就可省去报到晚的房费；与会人是否带了家属；与会人是否多来人等，为了了解与会人员是否会议中途退房走人，可以要求他们交100元房卡押金。
3、报到签名时，通知与会人晚餐时间、晚餐地点、会议地点。
4、晚餐时组员4必须在场，根据“先到先入席，满桌就开餐”原则，另外预备1桌在包间，以备公司高层用餐。
5、当晚组员3必须再调试一次话筒、投影仪，让领导高层再一次检核，问此布置妥否。
6、组员4根据报道晚餐情况，初定会议当天的进餐坐位。
7、会议最后一顿晚餐可开怀畅饮，建议设置“总裁荣誉宴”，邀请核心经销商与公司高层用餐。
8、酒店消费签单权只限1人，最多不超过2人。
9、会议中发放礼品调节气氛活跃度（礼品要求精美小巧、本地特色、实用性强）。
三、会议结束
1、建议会议第一天午餐前合影留念，建议安排基层优秀员工或经销商与公司高层同座合影。
2、退房、退卡、退押金、谈赔偿、结尾款。
3、凭有效发票、刷卡水单、会议签收表、会议现场相片、费用预算对比表、会议总结报告和审批流程核销。
图片 亚洲大酒店-亚洲会堂
综上所述，准备工作的到位，妥善的分工和完美细节的支持才能造就一场高效、成功的会议。......余下全文>>问题六：单位让你组织个会议，你如何组织 首先制定一个会议议程丹包括会议时间地点参会人员 主持人人选 发言人 会议主题然后交领导批阅如无异议 发各部室会议通知会场安排.....等等问题七：怎么才能更好的组织会议 这样的话
我想只有通过另外一个人跟他转达会议通知了
你就说这个会议不是很重要可以用人代表开会
就这样g
如果有时间的话
就去
没有时间 就叫人代取
就这样 不久 ok了问题八：如何开展跨部门的沟通会议 1、会议主持人为部门领导，但并不是非常了解整个会议的背景资料、沟通目标和相关实际情况，只是按照常规套路吹牛，或者即时给出一些模糊的感性指引（由于不是很了解情况，这一指引还不一定正确），最后参会人员都听得莫名其妙，只好附和一气，会议结束。
解决对策：不建议会议主持人为部门领导，因为领导一般都很忙，不了解情况临时拉差主持会议，往往会让会议“会而无果”。更好的方式是由项目负责人主持会议，因为他/她最了解情况；同时项目负责人在会前向主管领导做约5分钟左右的简要汇报，以便领导在会议的关键节点上出具意见、把握大局、引导决策。
2、需求部门不明确自己的需求和计划。这次参会的两个部门，甚至包括我们部门，都不是很明确自己的工作计划。有的部门做的只是一个大致的计划，但需要改动的地方很多；还有的部门干脆就没有做计划，只给出一个笼统的意向，指望由4A公司告诉他们应该做什么。虽然计划快不如变化快，但一个目标模糊，没有核心计划的团队，不论是做任何工作，应该也很难做出好的成绩吧。
解决对策：会议前与参会部门充分沟通，确定大致的工作需求，并且对工作范围和分类有明确统一的界定。如果时间充分，最好是能够先形成具体的几个问题，以正式邮件的形式发送给各部门领导及项目对接人（问清楚是否还有其他参会人，如有，需要了解是否有必要与其进行沟通）；然后主动打电话进行沟通交流，同时解答参会部门提出的疑问；最后在会议前将大家的反馈汇总成统一的会议材料。
3、会议组织不利。由于会议组织者（也就是我）疏忽大意，看错了会议室编号，导致会议通知发出的会议室有误，后来找到会议管理员更换会议室，浪费了会议时间。
解决对策：两地视频会议，本来就是很难预订的。如果邮件系统提示预订上了，应该马上电话与会议管理员确认会议时间、地点，相关设备是否齐全，会前是否会有专人进行调试，调试人联系方式。赴会前，应该带好手机，并记上参会人员的手机，以备遇到突然情况便于联络。
跨部门的会议一定要会前充分准备，充分沟通，组织人合理安排会议进程，才能够保证会议的效率和效果实现。问题九：怎样做好大型会议的组织安排工作 （1）明确开会的目的
（2）确定会议形式
（3）确定与会人员名单
（4）确定会议规模
（5）设计会议议程
（6）选择开会时间
（7）布置会场
（8）会议通知
（9）座位安排
（10）准备会议资料
（11）准备会议用品
（12）考虑与会人员膳食
（13）制定会议规范问题十：如何组织并开好头脑风暴会议 可以参考这个，具体还要在结合自己团队组成人员的情况和实践的基础上再进行优化
头脑风暴法(Brainstorming)的发明者是现代创造学的创始人，美国学者阿历克斯·奥斯本于1938年首次提出头脑风暴法。
Brainstorming原指精神病患者头脑中短时间出现的思维紊乱现象，病人会产生大量的胡思乱想。奥斯本借用这个概念来比喻思维高度活跃，打破常规
的思维方式而产生大量创造性设想的状况。
头脑风暴的特点是让与会者敞开思想，使各种设想在相互碰撞中激起脑海的创造性风暴，其可分为直接头脑风暴和质疑头脑风暴法。前者是在专家群体
决策基础上尽可能激发创造性，产生尽可能多的设想的方法；后者则是对前者提出的设想，方案逐一质疑，发行其现实可行性的方法。这是一种集体开发创造性思维
的方法。
头脑风暴：
头脑风暴法的基本程序
头脑风暴法力图通过一定的讨论程序与规则来保证创造性讨论的有效性，由此，讨论程序构成了头脑风暴法能否有效实施的关键因素，从程序来说，组织头脑风暴法关键在于以下几个环节:
1，确定议题
一个好的头脑风暴法从对问题的准确阐明开始。因此，必须在会前确定一个目标，使与会者明确通过这次会议需要解决什么问题，同时不要限制可能的
解决方案的范围。一般而言，比较具体的议题能使与会者较快产生设想，主持人也较容易掌握;比较抽象和宏观的议题引发设想的时间较长，但设想的创造性也可能
较强。
2，会前准备
为了使头脑风暴畅谈会的效率较高，效果较好，可在会前做一点准备工作。如收集一些资料预先给大家参考，以便与会者了解与议题有关的背景材料和
外界动态。就参与者而言，在开会之前，对于要解决的问题一定要有所了解。会场可作适当布置，座位排成圆环形的环境往往比教室式的环境更为有利。此外，在头
脑风暴会正式开始前还可以出一些创造力测验题供大家思考，以便活跃气氛，促进思维。
3，确定人选
一般以8人～12人为宜，也可略有增减(5～15人)。与会者人数太少不利于交流信息，激发思维;而人数太多则不容易掌握，并且每个人发言的机会相对减少，也会影响会场气氛。只有在特殊情况下，与会者的人数可不受上述限制。
4，明确分工
要推定一名主持人，1～2名记录员(秘书)。主持人的作用是在头脑风暴畅谈会开始时重申讨论的议题和纪律，在会议进程中启发引导，掌握进程。
如通报会议进展情况，归纳某些发言的核心内容，提出自己的设想，活跃会场气氛，或者让大家静下来认真思索片刻再组织下一个发言高潮等。记录员应将与会者的
所有设想都及时编号，简要记录，最好写在黑板等醒目处，让与会者能够看清。记录员也应随时提出自己的设想，切忌持旁观态度。
5，规定纪律
根据头脑风暴法的原则，可规定几条纪律，要求与会者遵守。如要集中注意力积极投入，不消极旁观;不要私下议论，以免影响他人的思考;发言要针对目标，开门见山，不要客套，也不必做过多的解释;与会之间相互尊重，平等相待，切忌相互褒贬等等。
6，掌握时间
会议时间由主持人掌握，不宜在会前定死。一般来说，以几十分钟为宜。时间太短与会者难以畅所欲言，太长则容易产生疲劳感，影响会议效果。经验
表明，创造性较强的设想一般要在会议开始10分钟～15分钟后逐渐产生。美国创造学家帕内斯指出，会议时间最好安排在30～45分钟之间。徜若需要更长时
间，就应把议题分解成几个小问题分别进行专题讨论。
头脑风暴法成功要点
一次成功的头脑风暴除了在程序上的要求之外，更为关键是探讨方式，心态上的转变，概言之，即充分，非评价性的，无偏见的交流，具......余下全文>>