文档管理在企业管理中的重要作用有哪些

文档管理在企业管理中的重要作用有哪些

通过文档管理可以支持多条件搜索（广州天翎的km系统就是这样）如关键字搜索、模糊搜索、分词搜索、时间、文件格式、标签方式等进行全文检索；并支持对 word/PDF、EXCEL、tif 等格式文件的内容进行检索，开发运维效率高、成本低，系统安全性

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案是一种重要信息资源，档案管理工作作为信息产业的组成部分，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。首先必须具备完整的硬件设施，严格按照《档案法》的明确规定，以单位具体情况科学安排档案室的工作库房选址，合理分布好办公、阅览和库房三室的位置，并配备好成套必需的办公用具，为档案工作的顺利开展做好充分的准备工作。日前，高州市档案局副局长黄汉霖在检查火星农场档案工作的时候也着重强调了档案资料在企业管理中的重要性，对该场领导十分重视档案工作、管理人员积极负责、资料收集齐全归档及时、严格实行数字化管理并注重档案资料的开发利用给予充分的肯定。

企业通过文档管理工具，可使原先繁琐且费时的文档管理任务变得简单有趣，让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值，从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化，提升企业综合竞争力。比如云脉纸质文档管理系统，是一款基于OCR、图像处理及秒级全文检索等技术的企业级数据管理工具，支持将纸质文档资料电子化、灵活调用、智慧分类、智能检索等，助力企业搭建起一个统一的一站式纸质文档管理平台，以确保文档资料实现永久保存，随时随地调用......

新版发行，旧版回收处置，确保在使用场所可以使用到最新版本的文件。 合理编目归档，讲究放置场所，便于调阅查收。 电子文档亦同。