如何搞好企业制度建设

如何搞好企业制度建设

制度是企业运营的法规性保障，没有制度的企业很难想象会乱成个什么样子。可现实中我们见到的制度要么是过于完美了，要么是过于呆板了。
　　有的公司花很长时间辛辛苦苦制作出厚厚的一本制度，就是执行不下去，员工都不买账。这是为什么呢？多数情况下原因出在理论合理，实际没用。就是说理论上是合理的，是考虑到企业利益的，但不可能执行下去，因为并不适合企业实际。
　　搞理论上的东西很容易，只要想想企业大概需要哪几方面的内容，然后分细就行，这种东西不可能有什么用的。如果制定者把企业需要的都能“想”出来，那他就应该老板，因为他什么都想到了，所以跟着他肯定发大财。
　　一部完善的制度应该反应在两方面：适合企业实际，最大激发集体的创造潜能。做到第一方面其实不是件容易的事，想做到第二件更难！首先要求人们改变对制度的狭义思考：它不仅仅是约束性的东西，也必须是有激励作用的。有时我们看到一些企业的制度里几乎全是如何罚，如何奖的很少，这就是狭义思考的结果了。中国人都不喜欢被人管着，即便你管他也得表现出来是在帮他、拉他，这样才能让他对你心服口服，管理上的策略是这样，制度制定上是一样的。这是中国企业与外国企业不一样的地方。
　　企业制度的制定要从以下几方面出发综合研究，就能搞出适合企业实际的且能激发集体创造力的本子了。
　　一、结合企业文化
　　制度是灌输和贯彻企业文化的一条重要渠道。例如强调“奉献”的企业里，制度就应该多一些反对私利，打击因私损公，而倡导公的内容；强调“沟通”的企业里，制度就应该多一些反对自我封闭，打击地盘主义，而倡导团队凝聚的内容；强调“创新”的企业里，制度就应该多一些反对固步自封，打击过份经验主义，而包容某些失败，倡导学习的内容……反过来讲离开了企业文化的制度就没有生命力了。有时会听到员工在底下这样议论：唉，都这样。我工作过好几个企业了，他们都这样……这就是离开了企业文化的反应。企业在强调产品差异化、品牌差异化的同时，也必须考虑到制度差异化，因为既然你想搞差异，你在运作上就必然和别人不一样，你也就需要不一样的保障了。
　　二、与企业发展阶段的适应性
　　在不同的发展阶段，企业会面临不同的阶段性任务，相应地就不可避免的要应对不同的问题。制度这时的作用是就保障企业在这个阶段的运营，圆满完成阶段性任务。例如在成长阶段的企业中大多强调销售，这时的制度应该偏重销售方面，“能抓住老鼠的猫就是好猫”，而其他的某方面是应该包容；而在发展已经成熟的企业中，更加注重整体协调，所以制度就必须考虑全局，注重综合治理。
　　三、与企业资源的适应性
　　制度的功能之一就是不断促进企业资源的完善，而不是无谓消耗资源。就拿人才来说，当企业处于人才缺乏时期的时候，在制度的某些方面就必须考虑到包容性，不要人都让制度罚走了、吓走了，谁还为企业做事？而在人才充沛的时间，就要考虑到对人的综合要求--现在是要质的时期了。
　　四、充分考虑到市场因素
　　这是很多企业制度中所缺乏的，所以一线工作人员常常会有所抱怨：领取某物料要签N个字……每个企业因自身业务组合、主力业务及赢利模式等的差异会形成不同的作业流程。制度在这里的任务就是充分保障作业流程的顺利实施，就是说手里拿着笔，眼睛却要盯到市场上去，盯到一线去，这样出来的制度才不会成为效率的绊脚石，而且将促进效益提升。
　　五、服务于员工的理念
　　前面讲过了，中国人是最不服管的，所以你不能讲你是管他的人，你只能讲你是帮他、拉他的人，他有什么困难都可以找你。制定制度是一样的，要确立服务员工的理念。首先就是制度本身要易于理解，要简化，让员工很快能看明白，这样也容易记得住了。至于简化这点在西方企业就不适合，因为那边就是法（制度）来管人，法（制度）是最高的，没有能超越它的东西，所以西方企业的制度很厚；但中国人是讲理（合理）、讲情（感情）的，不仅仅讲法，只跟员工讲法他就不愿意、不接受了，因为他在想这件事不是我愿意的，而是有原因的……这就是中国人，所以制度要简化，不仅仅是易记，更重要的是留下合理权变的空间。没有这个空间，你权变了，员工会认为制度根本没用，有了这个空间，员工会认为你讲理讲情，即便罚了，也服了。再有就是考虑到执行层面，能签两个字绝不签三个，多的那个字是制造员工的麻烦，是浪费管理者的时间，是消耗企业的资源。
　　六、共同制定
　　就是要发动所有员工对制度的建设献计献策。也许您已经尝试过了，直接跟员工讲让他们提意见他们是不理会的，这种心态很普遍：你搞吧，你搞出来了我们再否定。所以不能直接跟他们讲提意见，而是采取一些策略探测他们的内心。例如我们就这样做过：在为某企业制定制度前，我们让每个员工包括中高层管理者写一篇东西，就是如果给他机会做一个企业，他会怎样去创建。当时采取的匿名打印投箱的征稿形式，加上之前又做了一些动员工作（当然没告诉他们真实目的），所以参与的热情都很高，而从汇总的结果里面确实找到了不少宝贵的意见及建议。
　　七、有罚必有奖
　　前面我们举过一个例子，就是某企业罚太多而基本找不到什么奖的制度。这是不对的，中国人最善于思考了，这么明显的“不公平条约”摆在他们面前还能看不出来吗？很可能一些人在看着这样的制度同时就想着如何找个新工作离开了。
　　其实这是个很简单的逻辑，错的反面就是对，罚的反面就是奖。当然实际制定的时候真的完全这么做就太呆板了，不同的事情上奖和罚的比例肯定是不一样的。注意到整体比例就好了，45：55或者55：45都可以，不要失调。
　　八、治病救人的心态
　　西方企业制度是“杀人”的，你干的好留下，出差子了走人；中国企业不是这样的，因为我们更人本。有一个企业曾经用过这样的办法：三个业务员没有完成月销售任务，按规定是要扣工资的，后来工资也确实扣了，但又给他们加了一条罚：让他们去看《羊皮卷》，连续一周的时间内每天早会上讲他们的感悟。后一个月，除一个人量很接近任务未完成外，另外两个都完成了。原因很简单，就是治病救人，多救一个企业多一个可用之人。当然，也有那种“扶不起的阿斗”，那就请他回家了。
　　九、奖罚手段创新
　　其实上面的例子已经谈到了创新手段。这里要指出的是，很多企业的制度里面到处都是钱：罚XX元，奖XX元。这并不好，会让员工觉得就是种金钱交易。变种方式，首先会让人感到新奇、有兴趣，其次只要变到点子上，比单纯金钱手段有用。怎么就到点子上了？员工不想做、不愿做的是什么，不想失去的是什么，这些就是罚的点，当然一定要合理的；员工想做、愿做的是什么，想得到的是什么，这些就是奖的点，当然也必须是合理的。
　　十、实时更新
　　制度不能是死东西，一成不变最终肯定变为形式主义了。就象杀毒软件几乎天天都要更新，因为天天都有新病毒；企业面临的市场环境是不断变化的，员工队伍、企业组织相应的也是变化状态中，企业制度要注意实时更新，当然并不是要天天变、月月变，这就不是制度了。当外界发生的变化导致企业自身在组织、管理、运营层面发生改变的时候，制度就必须变了，而且最好是变在前面，这样主动权就在企业手里了。所以制定制度肯定要考虑要制定制度的更新机制，由谁来做，怎样去做，这也是整体制度的一部分内容。

企业的发展离不开良好的外部环境，但任何外部环境的改善都无法取代企业内部管理，而企业内部管理之关键在于内部管理的制度化，即建立和健全一套系统、科学、严密、规范的内部管理制度。制度作为企业各项活动所应遵循的最高行为规则，规定企业的业务流程、工作程序、议事规则等主要内容，从某种意义上说，就是企业的“法律”。企业制度的质量和效率如何，直接体现着企业的管理水平，直接关系到企业的经济绩效，进而决定企业的竞争能力和影响企业的生存与发展。因此，企业必须充分认识到制度的重要性，努力搞好和推动企业制度建设。一、制度建设应因企制宜，不可盲目沿袭和效仿。企业的情况千差万别，没有一套“放之四海皆准”的企业管理制度，因此，企业应当结合自身的实际情况和管理现状，制定一套适合企业自身发展的制度，不可盲目沿袭或套用他人已有的制度，不能出于应付上级检查或认证需要的目的。制度应当具备强烈的针对性和适应性，否则只能是粉饰门面的工具，成为一种摆设。二、企业领导应当从思想和行动上重视制度建设。制度作为企业的“法律”，具有至高无上的权威性，企业所有员工都应当遵守和执行，包括领导在内。制定制度的目的并不是排斥、削弱和限制领导的权力，而是约束其行为，明确其责任，制止以权代“法”、以权压“法”的做法和某个领导说了算的现象，保证制度的权威性和平等性。只有企业领导高度重视制度建设，以身作则，主动接受制度的约束，才能切实保证制定好的制度得以有效执行。三、制度建设必须依法进行，形成一套完善、科学的体系。制度的制定是基础，企业必须在法律许可或授权范围内制定制度，不能超越法律。同时，制度建设是一项复杂而系统的工程，必须遵循科学、合理的原则统筹布局，切忌形而上学。制度之间、制度前后应保持连贯、一致，不能自相矛盾、互不衔接；内容应全面、完整，避免出现“盲区”或“真空地带”；程序设计应当合理，有利于决策和提高效率；用词严谨、规范，保证每个条款都具有可操作性和执行力。四、企业制度应具有绝对的强制力和较强的执行力。制度能否有效执行关键在于制度的强制力和执行力，而制度缺乏强制力或执行力不强，常常是企业管理中无形的“软肋”，很多制度都是在执行过程中变形走样。制度不能仅靠人们的自觉行为，必须通过强制性的手段来保证实施，包括采取最严厉的制裁措施，轻则扣罚工资、经济赔偿，重则撤职罢官，甚至判刑坐牢，唯有如此才能从根本上解决执法不严、有章不循的现象，保证制度的强制执行力和严肃性。五、任何企业制度都离不开相应的监督机制。如果没有监督或监督措施跟不上，必然导致领导权力膨胀、权责失衡、管理松弛等现象。监督是制度能否顺利实施的有效保证，企业只有建立配套的监督机制，特别是责任追究制度和督查制度，才能有效限制领导权力、纠正管理松散、执法不力等现象，保证每一个违章违纪行为都能受到相应的惩罚，激励领导和员工都能尽到勤勉和忠诚义务。没有监督，只会导致领导权力的扩张和膨胀，使制度成为腐败的工具；没有监督，再完善、科学的制度都是一纸空文，起不到任何作用。六、企业制度应当公示，并体现民主和公平原则。制定企业制度的目是为了执行，而执行的前提是员工了解、知晓制度的内容，这就要求制度公示。制度公示可以在公示栏张贴，或分发制度手册，或进行专门培训学习，从而使制度宣传深入人心，增强制度的公开度和透明度。对于关系到员工切身利益的制度，应充分征求、听取工会或员工代表的意见，以最大限度地体现民主和公平，保证制度的有效和顺利执行。七、制度应因势而变，不断适应内外环境的要求。制度在建立以后应保持相对稳定，但也不是一成不变，应随着外部条件的变化和内部管理的调整进行修改、修订。制度应适合时宜，因势而变，及时剔除滞后的内容，填补“真空地带”和消除“盲区”，保证制度能够真正、有效地指导和规范企业的各项活动和行为，保证制度基本功能的充分发挥，不断提升和促进内部管理的质量和效率。